Yhdistyksen toiminnassa tarvitaan monenlaisia asiakirjoja esityslistojen ja pöytäkirjojen lisäksi. Tältä sivulta löytyy ohjeita, malleja ja lomakkeita yhdistysten toimintaan.
Aloitteet
Arkistonhoito
Etäosallistuminen
Jaostotoiminta
Järjestötiedon käsikirja
Kevät- ja syyskokoukset (mm. kutsu, esityslista, pöytäkirja, toimintasuunnitelma, toimintakertomus)
Kunniajäsenyys
Luottamusmiesvalinnat
Muita asiakirjamalleja
Nimenkirjoittajien/yhdistyksen osoitteenmuutos yhdistysrekisteriin
Tietosuoja
Toimihenkilöilmoitukset
Vaaliaineistoja (luottamusmies-/työsuojeluvaltuutetun vaalit)
Yhdistyksen hallitus
Yhdistyksen/yhteisjärjestön nimen, kotipaikan, toimialueen tai järjestämisalamuutokset
Yhdistyksen purkautuminen/yhdistyminen toiseen
Yhdistyksen sometilin perustaminen ja somevinkit
Yhteystiedot työpaikan ilmoitustaululla
Luottamushenkilöiden yhteystiedot työpaikan ilmoitustaululle
Työpaikan ilmoitustaululla on syytä olla näkyvillä luottamusmiehen, työsuojeluvaltuutetun, yhdistyksen ja mahdollisen työpaikan yhteyshenkilön yhteystiedot. Alla olevasta linkistä löytyy lomake (pdf), johon kyseiset tiedot voi tulostamisen jälkeen täyttää.
Tulostettava yhteystietolomake ilmoitustaululle
Yhdistysten/yhteisjärjestöjen toimihenkilöilmoitukset
Yhdistykset tallentavat omaYhdistyksessä uudet toimihenkilöt, tehtävät ja päivittävät tehtävissä jatkavien henkilöiden kaudet. Ohjeet on lähetetty yhdistyksiin ja ne löytyvät aktiivien sivuilta kohdasta yhdistystoiminta – toimihenkilöilmoitukset.
Yhteisjärjestöille lähetetään vuosittain marraskuussa lomakkeet toimihenkilöiden ilmoittamista varten.
JHL:n järjestötiedon käsikirja
Järjestötiedon käsikirjaan on koottu järjestötoiminnan perustiedot, keskeiset asiat ja tekemiset. Joitakin asioita on selvitetty laajemmin, koska niistä tulee usein kyselyitä ja osa asioista on koettu vaikeiksi ymmärtää ja toteuttaa.
Tulosta tai tallenna itsellesi. Käsikirja on myös tilattavissa JHL:n materiaalipankista
Luottamusmiesvalinnoista yhdistyksille
-
Luottamusmiehen valintaohje - KVTES - TTES - TS - Avainta - Valtio
-
Luottamusmiehen valintaohje - y.sos.palveluala - amm.aikuiskoulutuskeskukset
Luottamusmiesvalintojen ilmoittaminen liitolle
Valitut luottamusmiehet ilmoitetaan liittoon omaYhdistyksen kautta. Ota omaYhdistyksestä lista luottamustehtävistä, merkitse lisäykset/poistot/korjaukset ja lähetä lista omaYhdistyksen ota yhteyttä -toiminnolla.
Ohjeet on lähetetty yhdistyksiin ja ne löytyvät aktiivien sivuilta kohdasta yhdistystoiminta.
Kevät- ja syyskokoukset
Yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta. Yhdistyksen säännöissä on tarkemmat ohjeet kokouksen koolle kutsumisesta.
Kevätkokoukset on sääntöjen mukaan pidettävä 1.3. – 30.4. välisenä aikana.
Huomaathan, että mallipohjat ovat suojattuja asiakirjoja. Saat pohjien sisällön käyttöösi kopioimalla tekstit uuteen word-asiakirjaan.
Kevätkokouksen esityslistamalli - JHL-yhdistys
Kevätkokouksen pöytäkirjamalli - JHL-yhdistys
Toimintakertomusmalli - JHL-yhdistys
- Tilinpäätös tuloslaskelma ja tase
- Tilintarkastuskertomus
Syyskokoukset on sääntöjen mukaan pidettävä 1.11.–15.12. välisenä aikana
Huomaathan, että mallipohjat ovat suojattuja asiakirjoja. Saat pohjien sisällön käyttöösi kopioimalla tekstit uuteen word-asiakirjaan.
Syyskokouksen esityslistamalli - JHL-yhdistys
Syyskokouksen pöytäkirjamalli - JHL-yhdistys
Työpaikkakäynti -malli - JHL-yhdistys
Talousarvio
JHL-yhdistyksen toimintasuunnitelma−ohje ja malli
JHL-yhdistyksen toimintasuunnitelman pohja
Yhdistyksen vuosikello - malli
Yhdistyksen vuosikello - täytettävä
Aloitteet
Asiaa edustajiston aloitteista
Yhdistyksen hallitus
Syyskokouksessa valitun hallituksen järjestäytymiskokous voidaan pitää jo ennen varsinaisen toimikauden alkua. Valittu puheenjohtaja kutsuu järjestäytymiskokouksen koolle.
Hallituksen järjestäytymiskokouksen esityslista (yhdistys)
Yhdistyksen tilinpäätöksen hyväksyminen poikkeusolojen aikana
Jaostotoiminta
Yhdistyksellä on mahdollisuus perustaa jaostoja, esimerkiksi luottamusmies-, työpaikka- nuoriso- tai vapaa-aikajaosto. Yhdistyksen hallitus tekee syyskokoukselle esityksen jaostojen toimintaohjeista ja pelisäännöistä.
Etäosallistuminen
- Ohje kevätkokouksen järjestämiseen poikkeusolojen aikana (2/2021)
- Vaalijärjestysmalli etäosallistumiseen
Yhdistyksen nimenkirjoittajien muutos tai osoitteenmuutos yhdistysrekisteriin
Yhdistyksen nimenkirjoittajamuutokset tehdään Patentti- ja rekisterihallitukseen. Ohje muutoksen tekemiseen löytyy täältä, samalla sivulla on linkki sähköisen ilmoituksen tekemiseen.
Tietosuoja
JHL:n säännöissä on määritelty, että liitto ylläpitää yhdistysten jäsenrekisteriä. Jäsenrekisterin suhteen liitto ja yhdistykset siis ovat yhteisrekisterin pitäjiä. Jäsenrekisterin osalta liitolla ja yhdistyksillä on yhteinen tietosuojavastaava, rekisteriselosteet ja tietosuojakäytännöt.
Yhdistykset vastaavat itse muista omista rekistereistään.
Tietoturvan ja tietosuojan ero
Tietoturva on tietojen, tietojärjestelmien ja tietoliikenteen suojaamista. Tietoturvan tehtävä on varmistaa tietojen luottamuksellisuus, oikeellisuus ja käytettävyys.
Tietosuoja on henkilötietojen käsittelyn asetukseen ja lakiin perustuvaa luonnollisen henkilön tietojen suojaamista.
Tietosuoja-asioiden käsittelylista yhdistyksille
Käsittelylistassa olevat tietosuoja-asiat käydään läpi yhdistyksen kaikkien toimihenkilöiden kanssa, esimerkiksi yhdistyksen hallituksen järjestäytymiskokouksessa.
Tietosuoja-asioiden käsittelylista
Kun yhdistys purkautuu tai yhdistyy toisen yhdistyksen kanssa
Opas JHL:n aineistopankissa: Löydät oppaan JHL:n aineistopankista myös klikkaamalla julkisen kuva-aineiston ”Selaa” -painiketta ja kirjoittamalla sitten hakukenttään Muuttuva yhdistys. |
Muuttuva yhdistys -oppaan mallipohjat
Huomaathan, että mallipohjat ovat suojattuja asiakirjoja. Saat pohjien sisällön käyttöösi kopioimalla tekstit uuteen word-asiakirjaan.
Kirjemalli jäsenille ensimmäisen purkukokouksen jälkeen
Kirjemalli jäsenille toisen purkukokouksen jälkeen
Kutsu yhdistyksen purkukokouksiin -mallipohja
Ensimmäisen purkukokouksen esityslistamalli
Toisen purkukokouksen esityslistamalli
Ennakkotiedustelu uuden yhdistyksen perustamisesta -mallipohja
Tiedote uusille jäsenille -mallipohja
Joukkovaltakirja jäsenmaksun perimiseksi JHL (päivitetty 14.6.2017)
Arkistonhoito
Yhdistyksen velvollisuus on arkistoida sen toimintaan liittyvät asiakirjat ja yhdistyksen hallitus vastaa siitä, että arkistointi on hoidettu. Arkistointi merkitsee yhdistyksen itse tekemien ja sen saamien asiakirjojen sijoittamista suunnitelmallisesti paikalleen arkistoon. Oheinen arkistointiohje on päivitetty vuonna 2019.
Kunniajäsenyyden hakeminen
Kunniajäsenyyttä voit hakea täytettävällä PDF-lomakkeella.
Tutustu myös kunniajäsenyyden sääntöihin.
Tiedustelut ja kunniajäsenyyshakemukset Suvi Järviselle, suvi.jarvinen(at)jhl.fi / 010 7703 461.
Muita asiakirjamalleja
Huomaathan, että mallipohjat ovat suojattuja asiakirjoja. Saat pohjien sisällön käyttöösi kopioimalla tekstit uuteen word-asiakirjaan.
Kirjepohjamalli - JHL-yhdistys
Ote pöytäkirjasta -malli - JHL-yhdistys
Pöytäkirjasta kirjataan otteeseen seuraavat tiedot:
- Tunnisteet ja otsikko. Pöytäkirjan nimen kohdalle ote pöytäkirjasta/pöytäkirjanote
- Aika, paikka, läsnäolijat ja kokouksen avaus.
- Laillisuus ja päätösvaltaisuus
- Kyseistä asiaa koskeva kohta pöytäkirjasta
- Pöytäkirjan allekirjoitukset ja tarkistukset
- Otteen oikeaksi todistaminen
Otteeseen kohdat numeroidaan samalla tavalla kun ne on numeroitu varsinaisessa pöytäkirjassa.
Otteen oikeaksi todistavien allekirjoitukset pitää olla alkuperäiset. Todistajille esitetään alkuperäinen pöytäkirja.
Standardisoimisliiton sivuilta löytyy videona lisää tietoa asiakirjojen asettelusta ja asiakirjojen tunnistetiedoista.
Vaaliaineistoja
Aineistoja luottamusmiesvaaleihin
Tiedostot ovat A3-koossa, mutta ne voi tulostaa myös A4-kokoon, kun vain määrittää tulostamisen yhteydessä paperin A4-kokoon ja määrityksen: sovita paperille tai skaalaa sopivaksi (termi voi vaihdella).
Ehdolle luottamusmiesvaaleissa -juliste A3
Ehdolle luottamusmiesvaaleissa -pohja aluetoimistoille
Äänestä luottausmiesvaaleissa -juliste A3
Äänestä luottamusmiesvaaleissa -julisteen pohja aluetoimistoille
Aineistoja työsuojeluvaaleihin
Jotta työpaikoillanne hyvien tyyppien ehdokkaaksiasettuminen työsuojelun yhteistoimintaan olisi helpompaa, on avuksenne tehty ”Asetu ehdolle työsuojeluvaaleissa ”–esite sekä vaaliaikaan äänestämisen tärkeydestä muistuttava ”Äänestä työsuojeluvaaleissa” -juliste. Molempia on hyvä tulostaa ja laittaa omalla työpaikalla niin ilmoitustauluille kuin sosiaalitiloihin.
Tiedostot ovat A3-koossa, mutta ne voi tulostaa myös A4-kokoon, kun vain määrittää tulostamisen yhteydessä paperin A4-kokoon ja määrityksen: sovita paperille tai skaalaa sopivaksi (termi voi vaihdella).
Ehdokkaaksi työsuojeluvaaleissa -juliste A3
Äänestä työsuojeluvaaleissa -juliste A3
Asetu ehdolle työsuojeluvaaleissa -pohja
Työsuojelu kuuluu kaikille -opas
JHL:n oppaan löydät liiton aineistopankin julkiesta aineistosta. Opas löytyy aineistopankista myös niin, että klikkaat julkien aineiston Selaa-painiketta ja sitten kirjoittamalla hakukenttään tyosuojelu_kuuluu_kaikille.
Ohje yhdistyksen sometilin perustamisesta ja muutama somevinkki
Sosiaalisen median kautta yhdistykset voivat hoitaa jäsenviestintää sekä tehdä vaikuttamistyötä ja jäsenhankintaa paikallisesti. Lue aiheesta lisää yhdistyksille tarkoitetuista ohjeista. Katso myös liiton somevinkit.
JHL:n ohje sometilin perustamisesta
Somevinkkejä JHL:n yhdistyksille
Yhdistyksen ja yhteisjärjestön nimen, kotipaikan, toimialueen ja yhdistyksen järjestämisalamuutokset
Säännönmukaisen toiminnan varmistamiseksi on yhdistyksen ja yhteisjärjestön yllämainituissa muutostarpeissa oltava aina ensin yhteydessä yhdistyksen aluetoimiston aluepäällikköön. Tarkista aluetoimistojen alueet kunnittain. Aluetoimiston ratkaisee yhdistyksen kotipaikka.
Muutokselle on oltava perusteet.
Aluetoimisto ohjeistaa yhdistyksiä muutosprosessissa.