Ohjeet ja mallit

Yhdistyksen toiminnassa tarvitaan monenlaisia asiakirjoja esityslistojen ja pöytäkirjojen lisäksi. Tältä sivulta löytyy ohjeita, malleja ja lomakkeita yhdistysten toimintaan.

Aloitteet
Arkistonhoito
Etäosallistuminen
Jaostotoiminta
Järjestötiedon käsikirja
Kevät- ja syyskokoukset
Kunniajäsenyys
Luottamusmiesvalinnat
Muita asiakirjamalleja
Nimenkirjoittajien/yhdistyksen osoitteenmuutos yhdistysrekisteriin
Tietosuoja
Toimihenkilöilmoitukset
Vaaliaineistoja (luottamusmies-/työsuojeluvaltuutetun vaalit)
Yhdistyksen hallitus
Yhdistyksen purkautuminen/yhdistyminen toiseen
Yhteystiedot työpaikan ilmoitustaululla

Luottamushenkilöiden yhteystiedot työpaikan ilmoitustaululle

Työpaikan ilmoitustaululla on syytä olla näkyvillä luottamusmiehen, työsuojeluvaltuutetun, yhdistyksen ja mahdollisen työpaikan yhteyshenkilön yhteystiedot. Alla olevasta linkistä löytyy lomake (pdf), johon kyseiset tiedot voi tulostamisen jälkeen täyttää.

Tulostettava yhteystietolomake ilmoitustaululle

Yhdistysten/yhteisjärjestöjen  toimihenkilöilmoitukset

Yhdistykset tallentavat omaYhdistyksessä uudet toimihenkilöt, tehtävät ja päivittävät tehtävissä jatkavien henkilöiden kaudet. Ohjeet on lähetetty yhdistyksiin ja ne löytyvät aktiivien sivuilta kohdasta yhdistystoiminta – toimihenkilöilmoitukset.

Yhteisjärjestöille lähetetään vuosittain marraskuussa lomakkeet toimihenkilöiden ilmoittamista varten.

JHL:n järjestötiedon käsikirja

Järjestötiedon käsikirjaan on koottu järjestötoiminnan perustiedot, keskeiset asiat ja tekemiset. Joitakin asioita on selvitetty laajemmin, koska niistä tulee usein kyselyitä ja osa asioista on koettu vaikeiksi ymmärtää ja toteuttaa.

Tulosta tai tallenna itsellesi. Käsikirja on myös tilattavissa JHL:n materiaalipankista

Järjestötiedon käsikirja (pdf, 3 MB)

Järjestötiedon käsikirjan liite: Tietosuoja-asioiden käsittelylista yhdistyksille (pdf, 6 KB)

Järjestötiedon käsikirjan liite: Jäsenmaksun perusteet ja kannustinjärjestelmä (pdf, 80 KB)

Luottamusmiesvalinnoista yhdistyksille

Luottamusmiesvalintojen ilmoittaminen liitolle

Valitut luottamusmiehet ilmoitetaan liittoon omaYhdistyksen kautta. Ota omaYhdistyksestä lista luottamustehtävistä, merkitse lisäykset/poistot/korjaukset ja lähetä lista omaYhdistyksen ota yhteyttä -toiminnolla.

Ohjeet on lähetetty yhdistyksiin ja ne löytyvät aktiivien sivuilta kohdasta yhdistystoiminta.

Kevät- ja syyskokoukset

Yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta. Yhdistyksen säännöissä on tarkemmat ohjeet kokouksen koolle kutsumisesta.

Kevätkokoukset on sääntöjen mukaan pidettävä 1.3. – 30.4. välisenä aikana.

Syyskokoukset on sääntöjen mukaan pidettävä 1.10.–30.11. välisenä aikana

Aloitteet

Asiaa edustajistoaloitteista ja aloitteiden tekemisestä

Yhdistyksen hallitus

Syyskokouksessa valitun hallituksen järjestäytymiskokous voidaan pitää jo ennen varsinaisen toimikauden alkua. Valittu puheenjohtaja kutsuu järjestäytymiskokouksen koolle.

Yhdistyksen toimintaan liittyviä muita ohjeita ja lomakkeita

Jaostotoiminta

Yhdistyksellä on mahdollisuus perustaa jaostoja, esimerkiksi luottamusmies-, työpaikka- nuoriso- tai vapaa-aikajaosto. Yhdistyksen hallitus tekee syyskokoukselle esityksen jaostojen toimintaohjeista ja pelisäännöistä.

Etäosallistuminen

Yhdistyksen nimenkirjoittajien muutos tai osoitteenmuutos yhdistysrekisteriin

Yhdistyksen sääntö- ja nimenkirjoittaja muutokset tehdään Patentti- ja rekisterihallitukseen. Ohje muutoksen tekemiseen löytyy täältä, samalla sivulla on linkki sähköisen ilmoituksen tekemiseen.

Tietosuoja

JHL:n säännöissä  on määritelty, että liitto ylläpitää yhdistysten jäsenrekisteriä. Jäsenrekisterin suhteen liitto ja yhdistykset siis ovat yhteisrekisterin pitäjiä. Jäsenrekisterin osalta liitolla ja yhdistyksillä on yhteinen tietosuojavastaava, rekisteriselosteet ja tietosuojakäytännöt.

Yhdistykset vastaavat itse muista omista rekistereistään.

Tietoturvan ja tietosuojan ero

Tietoturva on tietojen, tietojärjestelmien ja tietoliikenteen suojaamista. Tietoturvan tehtävä on varmistaa tietojen luottamuksellisuus, oikeellisuus ja käytettävyys.

Tietosuoja on henkilötietojen käsittelyn asetukseen ja lakiin perustuvaa luonnollisen henkilön tietojen suojaamista.

Tietosuoja-asioiden käsittelylista yhdistyksille

Käsittelylistassa olevat tietosuoja-asiat käydään läpi yhdistyksen kaikkien toimihenkilöiden kanssa, esimerkiksi yhdistyksen hallituksen järjestäytymiskokouksessa.

Tietosuoja-asioiden käsittelylista (pdf, 10 KB)

Kun yhdistys purkautuu tai yhdistyy toisen yhdistyksen kanssa

Arkistonhoito

Yhdistyksen velvollisuus on arkistoida sen toimintaan liittyvät asiakirjat ja yhdistyksen hallitus vastaa siitä, että arkistointi on hoidettu. Arkistointi merkitsee yhdistyksen itse tekemien ja sen saamien asiakirjojen sijoittamista suunnitelmallisesti paikalleen arkistoon. Oheinen arkistointiohje on päivitetty vuonna 2018.

Kunniajäsenyyden hakeminen

Kunniajäsenyyttä voit hakea täytettävällä PDF-lomakkeella.

Kunniajäsenanomus 2019 (pdf, 78 KB)

Tutustu myös kunniajäsenyyden sääntöihin.

Kunniajäsenyyssäännöt 2006

Tiedustelut ja kunniajäsenyyshakemukset Suvi Järviselle, suvi.jarvinen@jhl.fi / 010 7703 461.

Muita asiakirjamalleja

Standardisoimisliiton sivuilta löytyy lisää tietoa asiakirjojen asettelusta ja asiakirjojen tunnistetiedoista.

Vaaliaineistoja

Aineistoja luottamusmiesvaaleihin

Tiedostot ovat A3-koossa, mutta ne voi tulostaa myös A4-kokoon, kun vain määrittää tulostamisen yhteydessä paperin A4-kokoon ja määrityksen: sovita paperille tai skaalaa sopivaksi (termi voi vaihdella).

Ehdolle luottamusmiesvaaleissa -juliste A3 (pdf, 633 KB)

Ehdolle luottamusmiesvaaleissa -pohja aluetoimistoille (docx, 219 KB)

Äänestä luottausmiesvaaleissa -juliste A3 (pdf, 571 KB)

Äänestä luottamusmiesvaaleissa -julisteen pohja aluetoimistoille (docx, 188 KB)

Aineistoja työsuojeluvaaleihin

Jotta työpaikoillanne hyvien tyyppien ehdokkaaksiasettuminen työsuojelun yhteistoimintaan olisi helpompaa, on avuksenne tehty ”Asetu ehdolle työsuojeluvaaleissa ”–esite sekä vaaliaikaan äänestämisen tärkeydestä muistuttava ”Äänestä työsuojeluvaaleissa” -juliste. Molempia on hyvä tulostaa ja laittaa omalla työpaikalla niin ilmoitustauluille kuin sosiaalitiloihin.

Tiedostot ovat A3-koossa, mutta ne voi tulostaa myös A4-kokoon, kun vain määrittää tulostamisen yhteydessä paperin A4-kokoon ja määrityksen: sovita paperille tai skaalaa sopivaksi (termi voi vaihdella).

Asetu ehdolle työsuojeluvaaleissa -pohja (docx, 313 KB)

Äänestä työsuojeluvaaleissa -juliste A3 (pdf, 115 KB)

Työsuojeluvaalit -esite (pdf, 204 KB)

Ehdokkaaksi työsuojeluvaaleissa -juliste A3 (pdf, 172 KB)