Ohjeet ja mallit

Yhdistyksen toiminnassa tarvitaan monenlaisia asiakirjoja esityslistojen ja pöytäkirjojen lisäksi. Tältä sivulta löytyy ohjeita, malleja ja lomakkeita yhdistysten toimintaan.

Aloitteet
Arkistonhoito
Etäosallistuminen
Jaostotoiminta
Järjestötiedon käsikirja
Kevät- ja syyskokoukset
Kunniajäsenyys
Luottamusmiesvalinnat
Muita asiakirjamalleja
Nimenkirjoittajien/yhdistyksen osoitteenmuutos yhdistysrekisteriin
Tietosuoja
Toimihenkilöilmoitukset
Vaaliaineistoja (luottamusmies-/työsuojeluvaltuutetun vaalit)
Yhdistyksen hallitus
Yhdistyksen purkautuminen/yhdistyminen toiseen
Yhdistyksen sometilin perustaminen ja somevinkit
Yhteystiedot työpaikan ilmoitustaululla

Luottamushenkilöiden yhteystiedot työpaikan ilmoitustaululle

Työpaikan ilmoitustaululla on syytä olla näkyvillä luottamusmiehen, työsuojeluvaltuutetun, yhdistyksen ja mahdollisen työpaikan yhteyshenkilön yhteystiedot. Alla olevasta linkistä löytyy lomake (pdf), johon kyseiset tiedot voi tulostamisen jälkeen täyttää.

Tulostettava yhteystietolomake ilmoitustaululle (pdf, 1 Mt)

Yhdistysten/yhteisjärjestöjen  toimihenkilöilmoitukset

Yhdistykset tallentavat omaYhdistyksessä uudet toimihenkilöt, tehtävät ja päivittävät tehtävissä jatkavien henkilöiden kaudet. Ohjeet on lähetetty yhdistyksiin ja ne löytyvät aktiivien sivuilta kohdasta yhdistystoiminta – toimihenkilöilmoitukset.

Yhteisjärjestöille lähetetään vuosittain marraskuussa lomakkeet toimihenkilöiden ilmoittamista varten.

JHL:n järjestötiedon käsikirja

Järjestötiedon käsikirjaan on koottu järjestötoiminnan perustiedot, keskeiset asiat ja tekemiset. Joitakin asioita on selvitetty laajemmin, koska niistä tulee usein kyselyitä ja osa asioista on koettu vaikeiksi ymmärtää ja toteuttaa.

Tulosta tai tallenna itsellesi. Käsikirja on myös tilattavissa JHL:n materiaalipankista

Järjestötiedon käsikirja (pdf, 3 Mt)

Järjestötiedon käsikirjan liitteet - jäsenmaksun perusteet, JHL-bonuspalkinnot, tietosuoja-asioiden käsittelylista, omaYhdistys (pdf, 66 kt)

Luottamusmiesvalinnoista yhdistyksille

Luottamusmiesvalintojen ilmoittaminen liitolle

Valitut luottamusmiehet ilmoitetaan liittoon omaYhdistyksen kautta. Ota omaYhdistyksestä lista luottamustehtävistä, merkitse lisäykset/poistot/korjaukset ja lähetä lista omaYhdistyksen ota yhteyttä -toiminnolla.

Ohjeet on lähetetty yhdistyksiin ja ne löytyvät aktiivien sivuilta kohdasta yhdistystoiminta.

Kevät- ja syyskokoukset

Yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta. Yhdistyksen säännöissä on tarkemmat ohjeet kokouksen koolle kutsumisesta.

Kevätkokoukset on sääntöjen mukaan pidettävä 1.3. – 30.4. välisenä aikana.

Huomaathan, että mallipohjat ovat suojattuja asiakirjoja. Saat pohjien sisällön käyttöösi kopioimalla tekstit uuteen word-asiakirjaan.

Kevätkokouksen esityslistamalli - JHL-yhdistys (docx, 20 kt)

Kevätkokouksen pöytäkirjamalli - JHL-yhdistys (docx, 24 kt)

Toimintakertomusmalli - JHL-yhdistys (docx, 35 kt)

  • Tilinpäätös tuloslaskelma ja tase
  • Tilintarkastuskertomus

Syyskokoukset on sääntöjen mukaan pidettävä 1.11.–15.12. välisenä aikana

Huomaathan, että mallipohjat ovat suojattuja asiakirjoja. Saat pohjien sisällön käyttöösi kopioimalla tekstit uuteen word-asiakirjaan.

Syyskokouksen esityslistamalli - JHL-yhdistys (docx, 25 kt)

Syyskokouksen pöytäkirjamalli - JHL-yhdistys (docx, 25 kt)

Työpaikkakäynti -malli - JHL-yhdistys (docx, 52 kt)

Talousarvio

JHL-yhdistyksen toimintasuunnitelma−ohje ja malli (pdf, 17 kt)

JHL-yhdistyksen toimintasuunnitelman pohja (doc, 80 kt)

Yhdistyksen vuosikello - malli (pdf, 78 kt)

Yhdistyksen vuosikello - täytettävä (pdf, 630 kt)

Aloitteet

Asiaa edustajiston aloitteista (pdf, 10 kt)

Yhdistyksen hallitus

Syyskokouksessa valitun hallituksen järjestäytymiskokous voidaan pitää jo ennen varsinaisen toimikauden alkua. Valittu puheenjohtaja kutsuu järjestäytymiskokouksen koolle.

Hallituksen järjestäytymiskokouksen esityslista (yhdistys) (docx, 24 kt)

Yhdistyksen tilinpäätöksen hyväksyminen poikkeusolojen aikana (pdf, 20 kt)

Jaostotoiminta

Yhdistyksellä on mahdollisuus perustaa jaostoja, esimerkiksi luottamusmies-, työpaikka- nuoriso- tai vapaa-aikajaosto. Yhdistyksen hallitus tekee syyskokoukselle esityksen jaostojen toimintaohjeista ja pelisäännöistä.

Etäosallistuminen

Yhdistyksen nimenkirjoittajien muutos tai osoitteenmuutos yhdistysrekisteriin

Yhdistyksen sääntö- ja nimenkirjoittaja muutokset tehdään Patentti- ja rekisterihallitukseen. Ohje muutoksen tekemiseen löytyy täältä, samalla sivulla on linkki sähköisen ilmoituksen tekemiseen.

Tietosuoja

JHL:n säännöissä  on määritelty, että liitto ylläpitää yhdistysten jäsenrekisteriä. Jäsenrekisterin suhteen liitto ja yhdistykset siis ovat yhteisrekisterin pitäjiä. Jäsenrekisterin osalta liitolla ja yhdistyksillä on yhteinen tietosuojavastaava, rekisteriselosteet ja tietosuojakäytännöt.

Yhdistykset vastaavat itse muista omista rekistereistään.

Tietoturvan ja tietosuojan ero

Tietoturva on tietojen, tietojärjestelmien ja tietoliikenteen suojaamista. Tietoturvan tehtävä on varmistaa tietojen luottamuksellisuus, oikeellisuus ja käytettävyys.

Tietosuoja on henkilötietojen käsittelyn asetukseen ja lakiin perustuvaa luonnollisen henkilön tietojen suojaamista.

Tietosuoja-asioiden käsittelylista yhdistyksille

Käsittelylistassa olevat tietosuoja-asiat käydään läpi yhdistyksen kaikkien toimihenkilöiden kanssa, esimerkiksi yhdistyksen hallituksen järjestäytymiskokouksessa.

Tietosuoja-asioiden käsittelylista (pdf, 12 kt)

Kun yhdistys purkautuu tai yhdistyy toisen yhdistyksen kanssa

Opas JHL:n aineistopankissa:
Muuttuva yhdistys – perustamisesta purkamiseen

Löydät oppaan JHL:n aineistopankista myös  klikkaamalla  julkisen kuva-aineiston ”Selaa” -painiketta ja kirjoittamalla sitten hakukenttään Muuttuva yhdistys.

Muuttuva yhdistys -oppaan mallipohjat

Huomaathan, että mallipohjat ovat suojattuja asiakirjoja. Saat pohjien sisällön käyttöösi kopioimalla tekstit uuteen word-asiakirjaan.

Kirjemalli jäsenille ensimmäisen purkukokouksen jälkeen (docx, 16 kt)

Kirjemalli jäsenille toisen purkukokouksen jälkeen (docx, 16 kt)

Kutsu yhdistyksen purkukokouksiin -mallipohja (docx, 16 kt)

Ensimmäisen purkukokouksen esityslistamalli (docx, 16 kt)

Toisen purkukokouksen esityslistamalli (docx, 17 kt)

Ote pöytäkirjasta -mallipohja (docx, 17 kt)

Ennakkotiedustelu uuden yhdistyksen perustamisesta -mallipohja (docx, 17 kt)

Tiedote uusille jäsenille -mallipohja (docx, 16 kt)

Yhdistymissopimus -mallipohja (docx, 20 kt)

Joukkovaltakirja jäsenmaksun perimiseksi JHL (päivitetty 14.6.2017)

Arkistonhoito

Yhdistyksen velvollisuus on arkistoida sen toimintaan liittyvät asiakirjat ja yhdistyksen hallitus vastaa siitä, että arkistointi on hoidettu. Arkistointi merkitsee yhdistyksen itse tekemien ja sen saamien asiakirjojen sijoittamista suunnitelmallisesti paikalleen arkistoon. Oheinen arkistointiohje on päivitetty vuonna 2019.

Kunniajäsenyyden hakeminen

Kunniajäsenyyttä voit hakea täytettävällä PDF-lomakkeella.

Kunniajäsenanomus 2019 (pdf, 78 kt)

Tutustu myös kunniajäsenyyden sääntöihin.

Kunniajäsenyyssäännöt 2006

Tiedustelut ja kunniajäsenyyshakemukset Suvi Järviselle, suvi.jarvinen(at)jhl.fi / 010 7703 461.

Muita asiakirjamalleja

Huomaathan, että mallipohjat ovat suojattuja asiakirjoja. Saat pohjien sisällön käyttöösi kopioimalla tekstit uuteen word-asiakirjaan.

Kirjepohjamalli - JHL-yhdistys (docx, 21 kt)

Muistiomalli - JHL-yhdistys (docx, 16 kt)

Tiedoteohje - JHL-yhdistys ()

Ote pöytäkirjasta -malli - JHL-yhdistys (docx, 19 kt)

Pöytäkirjasta kirjataan otteeseen seuraavat tiedot:

  • Tunnisteet ja otsikko. Pöytäkirjan nimen kohdalle ote pöytäkirjasta/pöytäkirjanote
  • Aika, paikka, läsnäolijat ja kokouksen avaus.
  • Laillisuus ja päätösvaltaisuus
  • Kyseistä asiaa koskeva kohta pöytäkirjasta
  • Pöytäkirjan allekirjoitukset ja tarkistukset
  • Otteen oikeaksi todistaminen

Otteeseen kohdat numeroidaan samalla tavalla kun ne on numeroitu varsinaisessa pöytäkirjassa.

Otteen oikeaksi todistavien allekirjoitukset pitää olla alkuperäiset. Todistajille esitetään alkuperäinen pöytäkirja.

Asiakirjan asettelumalli

Standardisoimisliiton sivuilta löytyy lisää tietoa asiakirjojen asettelusta ja asiakirjojen tunnistetiedoista.

Vaaliaineistoja

Aineistoja luottamusmiesvaaleihin

Tiedostot ovat A3-koossa, mutta ne voi tulostaa myös A4-kokoon, kun vain määrittää tulostamisen yhteydessä paperin A4-kokoon ja määrityksen: sovita paperille tai skaalaa sopivaksi (termi voi vaihdella).

Ehdolle luottamusmiesvaaleissa -juliste A3 (pdf, 633 kt)

Ehdolle luottamusmiesvaaleissa -pohja aluetoimistoille (docx, 219 kt)

Äänestä luottausmiesvaaleissa -juliste A3 (pdf, 571 kt)

Äänestä luottamusmiesvaaleissa -julisteen pohja aluetoimistoille (docx, 188 kt)

Aineistoja työsuojeluvaaleihin

Jotta työpaikoillanne hyvien tyyppien ehdokkaaksiasettuminen työsuojelun yhteistoimintaan olisi helpompaa, on avuksenne tehty ”Asetu ehdolle työsuojeluvaaleissa ”–esite sekä vaaliaikaan äänestämisen tärkeydestä muistuttava ”Äänestä työsuojeluvaaleissa” -juliste. Molempia on hyvä tulostaa ja laittaa omalla työpaikalla niin ilmoitustauluille kuin sosiaalitiloihin.

Tiedostot ovat A3-koossa, mutta ne voi tulostaa myös A4-kokoon, kun vain määrittää tulostamisen yhteydessä paperin A4-kokoon ja määrityksen: sovita paperille tai skaalaa sopivaksi (termi voi vaihdella).

Ehdokkaaksi työsuojeluvaaleissa -juliste A3 (pdf, 240 kt)

Äänestä työsuojeluvaaleissa -juliste A3 (pdf, 284 kt)

Asetu ehdolle työsuojeluvaaleissa -pohja (pdf, 241 kt)

Työsuojeluvaalit -esite (pdf, 297 kt)

Työsuojelu kuuluu kaikille -opas
JHL:n oppaan löydät liiton aineistopankin julkiesta aineistosta. Opas löytyy aineistopankista myös niin, että klikkaat julkien aineiston Selaa-painiketta ja sitten kirjoittamalla hakukenttään tyosuojelu_kuuluu_kaikille.

Ohje yhdistyksen sometilin perustamisesta ja muutama somevinkki

Sosiaalisen median kautta yhdistykset voivat hoitaa jäsenviestintää sekä tehdä vaikuttamistyötä ja jäsenhankintaa paikallisesti. Lue aiheesta lisää yhdistyksille tarkoitetuista ohjeista. Katso myös liiton somevinkit.

JHL:n ohje sometilin perustamisesta (pdf, 267 kt)

Somevinkkejä JHL:n yhdistyksille (pdf, 68 kt)