Malli talousohjeesta

Tähän malliin on koottu yleisiä yhdistysten taloutta koskevia asioita. Yhdistys voi muokata tästä mallista omaan toimintaansa sopivan ohjeen. Vaaleammat tekstit ovat esimerkkitekstejä.

Talousohjeen tarkoituksena on helpottaa ja selkeyttää yhdistyksen talousasioiden hoitamista. 

Yhdistyksen jaostot noudattavat talousasioissa yhdistyksen ja hallituksen kokousten päätöksiä ja ohjeita.

		Talousohje

Yhdistyksen nimi				
voimassa pp.kk.vvvv alkaen
Hyväksytty yhdistyksen syyskokouksessa pp.kk.vvvv

Yhdistyksen tulot, toimitilat

Kuvaus yhdistyksen varsinaisista tulonlähteistä ja miten tuloja käytetään.
Toimitiloista kerrottaessa voi kertoa sijainnin, mitä omaisuutta yhdistyksellä toimitiloissa on ja kuka/kuinka toimitiloja voi käyttää
	
Yhdistyksen tuloina ovat neljä kertaa vuodessa saatavat jäsenmaksutulot. Yhdistyksemme saa lisäksi tuloja ….

Yhdistys käyttää tuloja jäsenten edunvalvontatyöhön, järjestötoimintaan, koulutukseen ja niistä tiedottamiseen. Osa tuloista käytetään jäsenten virkistystoimintaan. Yhdistyksen talousarvio hyväksytään syyskokouksessa. 
Ammattiala-, luottamusmies-, nuoriso- ja jäsenhankintajaostolle on kullekin varattu rahaa xxx euroa.

Yhdistyksen toimitilat

Yhdistyksen toimisto on vuokratiloissa osoitteessa xxxxxxx. Toimisto, siellä oleva tietokone ja yhdistyksen asiakirjat (tietosuoja-asiat huomioiden) ovat yhdistyksen toimihenkilöiden käytettävissä. Toimihenkilöt saavat avaimen toimistoon kuittausta vastaan xxx keneltä xxx.
Yhdistyksen hallituksen kokoukset, luottamusmiespalaverit ja pienimuotoiset jäsentapaamiset voidaan pitää toimistolla.

Yhdistyksen hankinnat

Miten hankinnat hoidetaan yhdistyksessä? 

Yhdistyksen hankinnoista päättää hallitus talousarvion mukaisesti. Pienempien menojen, (alle xx euroa), kuten esimerkiksi kahvitarjoilut ja toimistotarvikkeet, ei tarvita hallituksen etukäteispäätöstä. Hallitus hyväksyy menot jälkikäteen tositteita vastaan. 

Suuremmista hankinnoista on päätettävä hallituksessa ennen hankintaa, esimerkiksi kalusteet, tietokoneet ja tietokoneohjelmat. Tavarahankinnat pyritään kilpailuttamaan mahdollisuuksien mukaan. 

Arvokkaammat hankinnat (esimerkiksi kiinteistö) on päätettävä jäsenkokouksessa. Hallitus valmistelee hankintaan liittyvät asiat ja esittää asian jäsenkokoukselle. 

Tositetarkastajat 

Yhdistyksen hallitus nimeää keskuudestaan kaksi (2) tositetarkastajaa, jotka tarkastavat tositteet puolivuosittain (tammi-kesäkuu ja heinä-joulukuu).

Tositetarkastajiksi on nimetty xxx ja xxxx.

Tilit, laskut ja päivittäiset talousasiat

Miten ja kuka hoitaa yhdistyksen tilejä, laskuja ja päivittäisiä talousasioita? Kenelle yhdistyksen laskut toimitetaan? Puheenjohtajan laskujen hyväksyminen? Taloudenhoitajan sijaisuus?

Yhdistyksen laskut toimitetaan puheenjohtajalle, joka hyväksyy laskut. Varapuheenjohtaja tai sihteeri hyväksyy puheenjohtajan matkalaskut tai muut mahdolliset kulut

Yhdistyksen tilien käyttöoikeus on taloudenhoitajalla ja puheenjohtajalla (tarvittaessa hallituksen päätöksellä varapuheenjohtajalla ja/tai sihteerillä). Sama koskee pankkikorttien käyttöoikeutta tai verkkopankkitunnuksia. 

Kun taloudenhoitaja on esteellinen maksamaan yhdistyksen laskuja tai haettuja korvauksia, maksaa puheenjohtaja ne yhdistyksen tililtä.

Yhdistyksellä ei ole käteiskassaa. Jos hallitus päättää, niin tilapäistä käteiskassaa voidaan pitää esimerkiksi tuotemyynnin tai tapahtuman vuoksi. Tilapäinen käteiskassa on kuitenkin tuotemyynnin tai tapahtuman päätyttyä välittömästi tilitettävä yhdistyksen pankkitilille.

Palkkiot, palkat ja matkakustannukset

Yhdistyksen syyskokous päättää, maksetaanko yhdistyksen toimihenkilöille palkkioita ja/tai kulukorvauksia.

Toimintatavat erilaisten kustannusten korvaamisesta ja muista hyvistä käytännöistä on syytä kirjata ohjeeseen. 

Kokouspalkkioita maksetaan hallituksen kokouksista ja luottamusmieskokouksista. 
Palkkioista maksetaan verot. Palkkiot ilmoitetaan tulorekisteriin. Verokortti on toimitettava taloudenhoitajalle. Palkkiot maksetaan joulukuussa.

Matkakulukorvausta yhdistys maksaa jäsenilleen ammattiyhdistystoiminnan matkakuluista: hallituksen kokoukset, luottamusmiespalaverit, JHL:n, SAK:n, TSL:n koulutustilaisuudet, seminaarit, edustustilaisuudet, hallituksessa erikseen sovitut tilaisuudet ja yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeelliset matkakulut. 

Matkakuluina maksetaan Verohallinnon vuosittain vahvistama veroton kilometrikorvaus ja mahdolliset lisäkorvaukset muista matkustajista. Kilometrikorvaus maksetaan kodin ja edellä mainitun tilaisuuden paikan väliseltä matkalta. 

Jos yhdistyksen jäsen menee omalla autollaan koulutukseen ja liitto korvaa hänelle ainoastaan 50% Verohallinnon ilmoittamasta kilometrikorvauksesta, jäsen voi anoa toiset 50 % kilometrikorvauksesta yhdistykseltä.

Julkisen liikenteen kulut korvataan matkalippua vastaan. Jos matkustamiseen käytetään mobiililippua tai etukäteen ladattua matkakorttia, joista ei saa kuittia, on siitä ilmoitettava matkalaskussa.
Parkki ja pysäköintikulut korvataan kuitteja vastaan

Taksikulut korvataan, jos hallitus on päättänyt niistä etukäteen tai hallitus hyväksyy ne jälkikäteen.

Avustukset, tuet, korvaukset yhdistyksen jäsenille

Yhdistys voi tukea jäseniään monella tavalla. Päätökset avustuksista, tuista, korvauksista ja niiden hakumenettelyistä tehdään syyskokouksessa.

Liiton järjestämien koulutusten osallistumismaksu

Ammatillisten opintopäivien osallistumismaksua anotaan pääsääntöisesti työnantajalta. Jos työnantaja ei osallistu kustannuksiin, yhdistys maksaa osallistumismaksun.

JHL:n aluejohdon päiville osallistuvien aktiivien osalta yhdistys maksaa osallistumismaksun

Yhdistyksen maksama kurssistipendi

Kurssistipendin tarkoituksena on kannustaa yhdistyksen toimihenkilöitä hankkimaan yhdistystehtävään tarvittavaa koulutusta ja jäseniä osallistumaan JHL:n ammatillisiin opintopäiviin. Yhdistys maksaa jäsenelle kurssistipendin, jos jäsen osallistuu JHL:n, SAK:n tai TSL:n järjestämään koulutukseen tai seminaariin. 

Kurssistipendi maksetaan, jos koulutus kestää matkoineen vähintään kuusi tuntia. Kurssistipendin suuruus päätetään yhdistyksen syyskokouksessa talousarvion yhteydessä. 

Yhdistyksen maksama yhden hengen huoneen lisämaksu

Yhdistyksen jäsenellä on mahdollisuus yöpyä yhden hengen normaalihintaisessa huoneessa koulutuksen, kokouksen tai seminaarin aikana. 

Yhdistys maksaa yhden hengen huoneesta aiheutuvan lisämaksun/osan lisämaksusta hakemusta ja kuittia vastaan. Summa päätetään yhdistyksen syyskokouksessa talousarvion yhteydessä. Loppu on omavastuuosuutta. 

Huomionosoitukset

Miten yhdistys muistaa jäseniään? Valmistuvia opiskelevia jäseniään?
	
Yhdistys muistaa jäseniään puhelinsoitolla tai onnittelukortilla heidän täyttäessään tasakymmeniä.  Valmistuville opiskeleville jäsenille lähetetään onnittelukortin lisäksi lahjakortti (elokuviin). Kun jäsen jää pois yhdistyksen aktiivisesta toiminnasta, hallitus päättää aina erikseen muistamisesta. 

Hallitus päättää myös muista huomionosoituksista.

Vapaa-ajan toiminta

Miten yhdistys tukee jäsentensä virkistystoimintaa? 
Osallistumismaksut yhdistyksen vapaa-ajan tapahtumissa? Omavastuut liiton/muiden yhdistystenmuiden paikallisten toimijoiden tapahtumissa?

Yhdistyksen jäsenet saavat paikallisesta uimahallista xx euroa alennusta sisäänpääsymaksusta. Edun saa näyttämällä JHL:n jäsenkorttia.

Yhdistyksen omissa vapaa-ajan tapahtumissa yhdistys maksaa osan jäsenten osanottomaksusta. Jäsenten seurassa olevat ei-jäsenet maksavat täysihintaisen osanottomaksun. Osallistumismaksu on maksettava ilmoittautumisen yhteydessä tai eräpäivään mennessä.

Yhdistys tukee jäsentensä osallistumista yhdistyksen / jäsenten työyhteisön / ammattialakohtaisen jaoston tai liiton järjestämiin tapahtumiin tapahtumakohtaisesti. Tuki voi olla esimerkiksi yhteiskuljetuksen järjestäminen, osanottaja määrästä riippuen.

.
Korvaushakemukset
.
Korvaushakemukset sisältävät jäsenen henkilökohtaisia tietoja, niitä ei saa lähettää sähköpostin liitetietona. Hakemukset liitteineen on toimitettava turvallista sähköistä kanavaa käyttäen, esimerkiksi salattuina tiedostoina.

Hakemusten käsittelystä on hyvä kirjata ohjeet.

Korvausten hakeminen

Korvaukset haetaan takautuvasti tämän ohjeen liitteenä olevalla matkalaskulla.

Matkalaskuun liitetään alkuperäiset kuitit. Jos matkustamiseen käytetään mobiililippua tai etukäteen ladattua matkakorttia, joista ei saa kuittia, on siitä ilmoitettava matkalaskussa.

Matkalasku toimitetaan yhdistykselle (esimerkiksi puheenjohtajalle ja/tai sihteerille). Matkalaskutt on jätettävä yhdistykselle kuukauden viimeiseen päivään mennessä. 

Matkalaskut on toimitettava yhdistyksille viimeistään kolmen kuukauden kuluessa kulun syntymisestä 

Korvausten tarkastaminen, hyväksyminen ja maksaminen

Matkalaskut tarkastaa ja hyväksyy ensi sijassa yhdistyksen puheenjohtaja (tai sihteeri).

Matkalaskut hyväksytään ja maksetaan seuraavan kuukauden aikana ja toimitetaan taloudenhoitajalle. Hän maksaa ne mahdollisimman pian

Syyskokouksen hyväksymät palkkiot, korvaukset, stipendit  ja muut avustukset
vuodelle vvvv

		euroa	
Kokouspalkkio			
Kilometrikorvaus			
	lisämatkustaja		
Osallistumismaksut, kurssit			
	- mahdolliset rajoitukset?		
Kurssistipendi			
Yhden hengen huone lisämaksu			
Huomionosoitukset			
Osallistumismaksu tapahtumat			

			

    

Liite 	Matkalasku kulujen/korvausten hakemista varten