Apuvälineitä yhdistystoimintaan

Järjestötyö on yhdessä toimimista ja tekemistä. JHL:läisen yhdistyksen tavoitteena on reilumpi työelämä, ja siihen se pyrkii muun muassa valvomalla työehtojen noudattamista työpaikoilla ja yhteistoiminnalla. Unohtaa ei myöskään sovi virkistystoimintaa, joka lisää yhdistyksen jäsenten yhteenkuuluvuuden tunnetta.

Yhdistystyössä pyörää ei aina tarvitse keksiä uudelleen, joten tässä apuvälineitä ja vinkkejä toimintaan.

OmaYhdistys yhdistystoiminnan tukena

OmaYhdistys on tarkoitettu päivittäiseksi työkaluksi yhdistyksille. Palvelussa yhdistykset näkevät reaaliajassa oman yhdistyksensä jäsentiedot ja -määrät. Palvelusta voi lähettää sähköpostia jäsenille, seurata jäsenmäärän kehitystä, sekä tarkkailla esim. tietyn työnantajan jäsenmäärää mahdollista jäsenhankintakampanjaa järjestettäessä. Palvelussa on myös saatavilla joitakin tilastoja.

Paljon muutakin asiaa omaYhdistyksessä

OmaYhdistyksestä löydät myös ne materiaalit, jotka aikaisemmin olivat kirjautumisen takana jhl.fi:n aktiivien sivuilla:

  • oikeusapuun liittyvät ohjeet ja tarvittavat lomakkeet
  • toimihenkilöilmoitusten ohjeet
  • jäsenasiainhoitajan sanakirjan
  • erityistarjouksia yhdistyksille
  • jäsenpalvelun kontaktinumerot
  • tulorekisterikoulutuksen materiaalit
  • työtaisteluihin liittyviä ohjeita.

OmaYhdistyksen käyttöoikeudet

Käyttöoikeuksia on kolmenlaisia: laajat käyttöoikeudet, toimihenkilöoikeudet, sekä suppeat käyttöoikeudet. 

Laajat oikeudet myönnetään automaattisesti jäsenasiainhoitajille, ja ne oikeuttavat päivittämään

  • jäsenen yhteystietoja,
  • jäsenen työsuhdetietoja,
  • järjestöyksikön yhteystietoja,
  • järjestöyksikön toimihenkilötietoja.

Lisäksi laajoilla oikeuksilla on katseluoikeus jäsenmaksuraportille.

Toimihenkilöoikeudet myönnetään automaattisesti yhdistysten puheenjohtajille ja sihteereille, ja ne oikeuttavat päivittämään:

  • jäsenen yhteystietoja,
  • jäsenen työsuhdetietoja,
  • järjestöyksikön yhteystietoja
  • toimihenkilötietoja.  

Suppeat oikeudet oikeuttavat päivittämään:

  • jäsenen yhteystietoja,
  • jäsenen työsuhdetietoja,
  • järjestöyksikön yhteystietoja.

Yhdistys voi hakea suppeita oikeuksia maksimissaan kolmelle toimihenkilölle, joilla ei tehtävänsä perusteella vielä ole muita oikeuksia ja he tarvitsevat tehtävässään ko. oikeuksia. Yhdistyksen hallitus myöntää suppeat oikeudet. Hallituksen käsittelyn jälkeen asiasta on lähetettävä pöytäkirjanote osoitteeseen jarjestelmapalvelut@jhl.fi. Uudet käyttöoikeudet kirjataan liiton toimesta. OmaYhdistyksen käyttöohje löytyy omaYhdistys-palvelusta.

Yhdistysten tapahtumat, kokoukset ja koulutukset jhl.fi:n kalenteriin

Näkyvyyden lisäämiseksi yhdistykset voivat ilmoittaa kokouksistaan sekä omista koulutus- ja jäsentapahtumistaan JHL:n koulutus- ja tapahtumakalenterissa. Kokousilmoitus voidaan julkaista myös Motiivi-lehdessä, jos kyseinen kohta lomakkeessa on ruksittu.

Kun ilmoitat tapahtuman verkkolomakkeella, muistathan ilmoittaa jo otsikossa, minkä yhdistyksen tapahtumasta on kyse. Tarkista myös Motiivi-lehden aikataulusta viimeinen aineistonjättöpäivä. Kaikki ilmoitukset eivät aina mahdu lehteen tilanpuutteen vuoksi.


Yhdistys työpaikalla

Työpaikkanäkyvyys, yhtenäisellä ilmeellä tehdyt painotuotteet ja jakotavarat, yhdistyksen omat ajantasaiset nettisivut ja sosiaalisen median kanavat lisäävät JHL-yhdistyksen näkyvyyttä.

Tekijät esiin! Yhteystiedot näkyviin työpaikan ilmoitustaululle

Työpaikan ilmoitustaululla on syytä olla näkyvillä luottamusmiehen, työsuojeluvaltuutetun, yhdistyksen ja mahdollisen työpaikan yhteyshenkilön yhteystiedot. Täytä kysytyt tiedot ja tulosta yhteystietolomake työpaikallesi.


Kotisivupaketit JHL:n yhdistyksille

Suosittelemme erittäin vahvasti käyttämään liiton yhteistyössä Vitec Avoine Oy:n kanssa jäsenyhdistyksille tarjoamia kotisivupaketteja. Näin varmistetaan yhtenäinen ilme ja turvataan yhdistyksen nettisivut.

Yhdistyksille on tarjolla useita vaihtoehtoja. Kaikki sisältävät julkaisujärjestelmän, jolla sivujen luominen ja päivittäminen on vaivatonta. Palveluun kuuluu myös tarvittava palvelintila, verkko-osoite ja JHL:n graafisen ohjeiston mukaan tehdyt ulkoasuvaihtoehdot.

Ilmainen Free-versio sisältää varsinaiset kotisivut. Se soveltuu erityisesti pienemmille yhdistyksille tai sellaisille yhdistyksille, joille riittää suppeampikin kotisivu. Freessä sivujen maksimimäärä on viisi – muissa versioissa sivumäärä on rajoittamaton. Free-versiota voi käyttää myös palvelun kokeilemiseen ilman kustannuksia.

Start-versiossa on mahdollisuus luoda rajattomasti sivuja ja salasanoilla suojattu jäsensivusto osaksi kotivisuja.

Laajempi Plus-versio sisältää jäsenhuoneen lisäksi myös hallituksen jäsenille tarkoitetun oman työtilan.

Tutustu tarkemmin kotisivuvaihtoehtoihin, niiden hintoihin ja tee tilaus osoitteessa www.yhdistysavain.fi/liitot/julkisten-ja-hyvinvointialojen-liitto-jhl/.


Yhdistys sosiaalisessa mediassa

Kannustamme JHL:n yhdistyksiä toimimaan aktiivisesti somessa. Useimmilta yhdistyksiltä löytyykin esimerkiksi Facebook- tai Instagram-tili.

Sosiaalisen median kautta yhdistys voi hoitaa jäsenviestintää sekä tehdä vaikuttamistyötä ja jäsenhankintaa paikallisesti. Ennen tilin, ryhmän tai sivun perustamista yhdistyksessä kannattaa avoimesti keskustella mm.

  • yhdistyksesi sosiaalisen median tavoitteista,
  • ylläpitoon tarvittavasta ajasta sekä
  • työnjaosta.

Haluatko järjestää arvonnan sosiaalisessa mediassa?

JHL:n viestintä on päivittänyt yhdistyksille tarkoitetut dokumentit Facebook- tai Instagram-arvonnan järjestämistä varten. Voit ladata alta ohjeen, jossa kerrotaan vaiheittain, miten arvonta järjestetään. Ohessa alla myös arvonnan säännöt, jotka on kätevä linkata vaikka arvontapostauksen kommentteihin.

Tarvitsetko someaineistoja, kuten profiili- tai kansikuvia yhdistyksesi sometilille?

Näitä voit ladata JHL:n omasta aineistopankista.

Onko yhdistyksesi sosiaalisen median tilin nimi julkaistu JHL:n verkkosivuilla? Katso luettelo JHL:läisten yhdistysten sometileistä (Facebook-sivut, Instagram-tilit). Jos et löydä tiliäsi listalta, ilmoita siitä JHL:n lomakkeella.


Painopalvelu – yhtenäinen ilme painotuotteilla

Tehdään yhdessä ammattiliitto JHL näkyväksi! JHL:n yhteistyökumppanilta yhdistykset voivat tilata liiton tunnuksin varustettuja painotuotteita. Yhdistykset voivat tilata oppaita, kirjekuoria, onnittelukortteja, liiton säännöt, tarroja ja käyntikortteja painopalvelustamme, jhl.fi/painopalvelu. Palvelu on toteutettu yhteistyössä painotalo PunaMustan kanssa.

JHL:n painopalvelusta tilattaessa lasku tulee yhdistykselle. Palvelussa voitte valita maksutavaksi joko verkkomaksun tai laskun. Muistakaa aina tilausta tehdessä täyttää yhdistyksen laskutustiedot (poikkeuksena kampanjatuotteet, joista kerromme aina erikseen kampanjan alkaessa).

Palvelu toimii selaimen kautta ja sitä käytetään JHL:n painotuotteiden tilaamiseen. Palvelussa voitte mm. personoida tuotteita omilla tiedoilla ja tilata JHL:n tuotteita omaan käyttöön.

Painopalvelun käyttämiseen yhdistys tarvitsee tunnukset joilla palveluun kirjaudutaan. Palvelun käyttö kannattaa keskittää yhdistyksessä yhdelle vastuuhenkilölle.

Mikäli yhdistyksellänne ei vielä ole tunnuksia painopalveluun, tilatkaa ne osoitteesta painopalvelu@jhl.fi. Ilmoittakaa viestissä yhdistyksen tai yhteyshenkilön nimi sekä sähköpostiosoite, johon tunnukset toimitetaan.


JHL-SHOP yhdistysten käytössä

JHL-SHOPista yhdistykset voivat hankkia JHL:n tunnuksilla koristettuja tapahtuma-, näkyvyys-, jako- ja lahjatuotteita. Suosimme kotimaisia ja eettisesti valmistettuja tuotteita.

JHL-SHOP uudistui toukokuussa 2024. Kaikki tuotteet löytyvät nyt samasta paikasta ilman kirjautumista. Yhdistykset eivät enää tarvitse erillisiä käyttäjätunnuksia hankkiakseen JHL-tuotteita.

Henkilökohtaiset ostokset maksetaan aina verkkomaksuna (Paytrail), mutta yhdistykset voivat ostaa tuotteita verkkokaupasta myös laskulla. Tällöin ostoskorissa on annettava yhdistyksen Y-tunnus. Shopia hallinnoiva Mastermark tarkistaa sitten asiakaspalvelussaan, onko yhdistykselläsi verkkolaskuosoite ja tallentaa osoitteen asiakastietoihin, jolloin sitä käytetään tulevissakin ostoksissasi automaattisesti. Mikäli yhdistyksellä ei ole verkkolaskuosoitetta, lasku lähetetään sähköpostiisi. Sieltä voit välittää laskun edelleen esimerkiksi rahastonhoitajallenne.

Verkkokaupan tuotevalikoima uudistuu kaksi kertaa vuodessa. Käy siis aika ajoin katsomassa shopin uutuudet!


JHL-bonuspalkinnot jäsenhankkijoille

Jäsenhankkijat voivat ansaita pisteitä hankkimistaan jäsenistä ja saada pisteillä hienoja palkintoja. Tutustu tarkemmin JHL-bonuspalkintoihin Osallistu-sivulla kohdassa Jäsenhankkija.

Yhdistykset voivat ostaa jäsenilleen pisteitä käytettäväksi JHL-bonuspalkintoihin. Pisteitä voi ostaa erillisessä JHL Pisteet-kaupassa.


Vaikuta aloitteilla

Edustajistolle osoitetut aloitteet ovat tärkeä väylä tuoda edustajiston tietoon, keskusteltavaksi ja päätettäväksi yhdistysten tai edustajiston jäsenten erityisen tärkeiksi katsomia kehittämis-/parantamisehdotuksia liiton toimintaan ja linjauksiin.

JHL-yhdistyksellä on mahdollisuus vaikuttaa koko JHL:n toimintaan aloitteiden avulla. Yksittäisellä yhdistyksen jäsenellä on mahdollisuus vaikuttaa siihen, mistä asioista yhdistys aloitteita tekee.

Ketkä voivat tehdä aloitteita edustajistolle?
Aloiteoikeus JHL:n edustajiston kokouksille on

  • jäsenyhdistyksillä
  • liiton hallituksella
  • yhteisjärjestöillä
  • edustajiston jäsenillä.

Miten aloite tehdään?
Aloite tehdään kirjallisena ja toimitetaan liiton hallitukselle viimeistään kaksi kuukautta ennen edustajiston kokousta. Jokainen aloite on tehtävä omana kirjeenä. Aloitteet voi toimittaa myös sähköpostitse osoitteella kirjaamo@jhl.fi.

Aloitteessa on mainittava aloitteen tekijä. Yhdistyksen nimissä tehdyissä aloitteissa allekirjoittajia ovat yhdistyksen nimenkirjoittajat.

Jokaiselle aloitteen tekijälle lähetetään tieto siitä, että aloite on vastaanotettu. Siksi aloitteessa on oltava myös aloitteen tekijän yhteystiedot.

Aloitteessa on oltava selkeä esitys/aloite, johon halutaan edustajiston ottavan kantaa. Aloitteeksi ei riitä se, että tuodaan ilmi jonkin asian olevan huonosti. Hyvässä aloitteessa on myös lyhyet perustelut siitä, miksi aloite on tärkeä ja vaatii edustajiston ja liiton reagointia.

Minkälaisia aloitteita voi tehdä?
Aloitteiden aihepiiriä ei ole rajattu. On kuitenkin hyvä muistaa, että JHL:n edustajiston keskeinen tehtävä on päättää nimenomaan liiton toiminnan suurista linjoista.

Edustajiston päätösten toimeenpanoon ja liiton operatiiviseen johtamiseen liittyviä kehittämisideoita ja palautetta voi antaa jatkuvasti esimerkiksi liiton johdolle, henkilökunnalle ja hallituksen jäsenille muilla tavoin hyödyntämällä eri viestintäkanavia.

Huomattavia taloudellisia vaikutuksia sisältävät aloitteet kannattaa ajoittaa kevätkokoukseen. Tällöin päätöksen mahdolliset seuraukset voidaan paremmin huomioida seuraavan talousarvion ja toimintasuunnitelman laadinnassa.

Miten aloitteita käsitellään?
Aloitteen aihepiirin tuntevat ja toimeenpanovastuussa olevat asiantuntijat valmistelevat hallitukselle vastauksen aloitteeseen ja päätösesityksen. Esityksen pohjalta liiton hallitus käsittelee ja päättää kuhunkin aloitteeseen annettavan vastauksen ja päätösesityksen lähetettäväksi edustajistolle. Edustajisto käsittelee ja lopullisesti hyväksyy aloitteisiin annettavat vastaukset joko hallituksen esittämässä muodossa tai edustajiston päättämin muutoksin.

Voimassa oleviin työehtosopimuksiin kohdistuvat aloitteet siirretään vakiintuneen käytännön mukaisesti sopimustavoitevalmisteluun sopimustoiminnasta vastaaville toimialoille, mutta annetaan totta kai myös tiedoksi edustajistolle aloitteiden käsittelyn yhteydessä.

Miten aloitevastauksista tiedotetaan?
Kokouksen jälkeisessä yhdistyskirjeessä on annettu tiedoksi kaikki kokoukselle tehdyt aloitteet ja niihin annetut vastaukset. Jotkin edustajistoa eniten keskusteluttaneet aloitteet vastauksineen saattavat nousta esiin myös normaalin kokousuutisoinnin yhteydessä.


Järjestötiedon käsikirja yhdistyksille

Järjestötiedon käsikirja on todellinen käsikirjojen pikkujättiläinen. Siihen on koottu järjestötoiminnan perustiedot, keskeiset asiat ja tekemiset. Joitakin asioita on selvitetty laajemmin, koska niistä tulee usein kyselyitä ja osa asioista on koettu vaikeiksi ymmärtää ja toteuttaa.

Voit ladata Järjestötiedon käsikirjan ja jäsenmaksun perusteet-liitteen JHL:n aineistopankista.


Kunniajäsenyys

Yhdistys tai yhteisjärjestö voi hakea jäsenelleen JHL:n kunniajäsenyyttä. Kunniajäsenyyden myöntää JHL:n hallitus.

Kunniajäsenyyden edellytyksenä on, että jäsen on ollut JHL:n jäsenyhdistyksen tai ammatilliseen keskusjärjestöön kuuluvan kotimaisen järjestön jäsenenä yhtämittaisesti 25 vuotta, josta ajasta hän on vähintään 20 vuotta ollut liiton

  • edustajiston, hallituksen tai asiantuntijaelimen jäsenenä
  • edustajana ammatillisen keskusjärjestön valtuustossa
  • jäsenyhdistyksen tai yhteisjärjestön puheenjohtajana, sihteerinä, taloudenhoitajana, jäsenasiainhoitajana, pääluottamusmiehenä, luottamusmiehenä, työsuojeluvaltuutettuna tai hallituksen jäsenenä.

Hakemus lähetetään joko sähköpostitse osoitteeseen arkisto@jhl.fi tai postitse osoitteeseen JHL/arkisto PL 101 00531 HELSINKI

Kunniajäsenyyden säännöt

Asiaa asiakirjamalleista ja arkistonhoidosta

Asiakirjojen mallipohjat ovat suojattuja asiakirjoja. Saat pohjien sisällön käyttöösi kopioimalla tekstit uuteen word-asiakirjaan alla olevan ohjeen mukaan.

Lataa malli tietokoneellesi, mutta älä tallenna sitä.

  • Avaa ladattu tiedosto, valitse kaikki (käytä näppäimistön pikakomentoa Ctrl + a, eli paina yhtä aikaa näppäintä Ctrl ja näppäintä a).
  • Kopioi valitsemasi teksti käyttämällä näppäimistön pikakomentoa Ctrl + c.
  • Avaa uusi word-dokumentti ja liitä teksti siihen käyttämällä näppäimistön pikakomentoa Ctrl + v.

 Pöytäkirjasta kirjataan otteeseen seuraavat tiedot:

  • tunnisteet ja otsikko, pöytäkirjan nimen kohdalle ote pöytäkirjasta/pöytäkirjanote
  • aika, paikka, läsnäolijat ja kokouksen avaus
  • laillisuus ja päätösvaltaisuus
  • kyseistä asiaa koskeva kohta pöytäkirjasta
  • pöytäkirjan allekirjoitukset ja tarkistukset
  • otteen oikeaksi todistaminen

Otteeseen kohdat numeroidaan samalla tavalla kun ne on numeroitu varsinaisessa pöytäkirjassa.

Standardisoimisliiton sivuilta löytyy videona lisää tietoa asiakirjojen asettelusta ja asiakirjojen tunnistetiedoista.

Arkistonhoito

Yhdistyksen velvollisuus on arkistoida sen toimintaan liittyvät asiakirjat ja yhdistyksen hallitus vastaa siitä, että arkistointi on hoidettu. Arkistointi merkitsee yhdistyksen itse tekemien ja sen saamien asiakirjojen sijoittamista suunnitelmallisesti paikalleen arkistoon.