Yhdistyksen toimihenkilöt ja tehtävät

Tiedätkö, miten yhdistys toimii ja miten sitä johdetaan? Tutustu yhdistyksen johtamiseen, toimintaan ja toimijoihin.

Yhdistystä johtaa puheenjohtaja yhdessä hallituksen kanssa. Toimijoita on siis enemmän kuin puheenjohtaja, tutustu tehtäviin. Ehkä jokin tehtävistä on juuri sinulle sopiva ja jos kiinnostuit tehtävästä, ota yhteys yhdistyksesi puheenjohtajaan.

Hallitus

Yhdistyksen syyskokous valitsee kahdeksi kalenterivuodeksi hallituksen, johon kuuluu puheenjohtaja ja vähintään viisi (5) ja enintään viisitoista (15) muuta varsinaista jäsentä sekä enintään vastaava määrä varajäseniä.

Hallituksen tehtävänä on

  • johtaa yhdistystä
  • vastata yhdistyksen toiminnasta
  • vastata yhdistyksen omaisuudesta ja taloudesta
  • valita hallituksen valintaan kuuluvat toimihenkilöt, päättää näiden tehtävistä ja valvoa näiden ja muiden yhdistyksen toimihenkilöiden tehtävien hoitamista
  • nimetä jaostot ja työryhmät, antaa niille selkeät toimeksiannot ja valvoa näiden toimintaa
  • kutsua yhdistyksen kokoukset koolle ja valmistella kokoukselle esitettävät asiat
  • päättää päätösvaltaansa kuuluvista asioista, esim. jäsenasioista.

Jos yhdistyksen jäseniä edustava luottamusmies ei ole hallituksen jäsen, hänelle on ilmoitettava kaikista hallituksen kokouksista ja hänellä on niissä läsnäolo- ja puheoikeus, ellei hallitus yksimielisesti toisin päätä.

Hallituksen toimihenkilöt

Hallitus valitsee keskuudestaan tai muista yhdistyksen jäsenistä kahdeksi kalenterivuodeksi toimihenkilöitä ja päättää näiden tehtävistä ja vastuista. Varapuheenjohtajan, sihteerin ja taloudenhoitajan on oltava hallituksen varsinaisia jäseniä. Muut toimihenkilöt voivat olla yhdistyksen muita jäseniä.Yhdistysten on ilmoitettava toimihenkilöt aluetoimistoihin tammikuun loppuun mennessä. Myös vuoden aikana tulevat muutokset tulee ilmoittaa aluetoimistoon.

Huom. Hallitus päättää, kumpi – puheenjohtaja vai sihteeri – on yhdistyksen kirjeenvaihtaja eli henkilö, jolle liitto lähettää yhdistyksille kuuluvan postin.

Puheenjohtaja (sääntöjen määräämät tehtävät)
  • toimii puheenjohtajana hallituksen ja yhdistyksen kokouksissa, ei kuitenkaan niissä asioissa, joissa hän on yhdistyslain mukaan esteellinen
  • valvoo sääntöjen ja yhdistyksen päätösten sekä liiton hallituksen antamien ohjeiden noudattamista
  • valvoo yhdistyksen toimihenkilöiden tehtävien hoitamista
  • kutsuu hallituksen koolle
  • edustaa yhdistystä
  • toimii yhdistyksen nimenkirjoittajana yhdessä sihteerin kanssa.

Käytännössä puheenjohtaja tekee kokousten esityslistat yhdessä sihteerin kanssa.

Puheenjohtajan on huolehdittava siitä, että hallituksen ja yhdistyksen kokouksessa on aina JHL:n jäsenyhdistyksen säännöt.

Varapuheenjohtaja, oltava hallituksen jäsen (sääntöjen määräämät tehtävät)
  • kutsuu hallituksen kokouksen koolle, jos puheenjohtaja on estynyt
  • toimii kokousten puheenjohtajana puheenjohtajan ollessa estyneenä
  • huolehtii muista puheenjohtajan tehtävistä tämän ollessa estyneenä

Varapuheenjohtajan on siis oltava mukana yhdistyksen asioita valmisteltaessa ja käsiteltäessä.

Sihteeri, oltava hallituksen jäsen (sääntöjen määräämät tehtävät)
  • toimii hallituksen ja yhdistyksen kokousten sihteerinä ja tekee pöytäkirjat näistä kokouksista
  • hoitaa yhdistyksen kirjeenvaihdon
  • tekee liiton ohjeistukseen pohjautuvan ehdotuksen yhdistyksen toimintakertomukseksi
  • tekee yhdistyksen kokousten kokouskutsut
  • huolehtii kokousten päätösten toimeenpanosta
  • tekee tiedotteet yhdessä puheenjohtajan (ja viestintävastaavan) kanssa
  • hoitaa yhdistyksen arkiston
Taloudenhoitaja, oltava hallituksen jäsen (sääntöjen määräämät tehtävät)
  • hoitaa laskujen maksatuksen ja maksujen laskutuksen
  • hoitaa kirjanpidon
  • tekee ehdotuksen tilinpäätökseksi
  • kerää pohjatiedot hallitukselle talousarvion tekemistä varten
  • esittää hallitukselle neljännesvuosittain yhdistyksen taloudellisen tilanteen
  • hoitaa muut hallituksen määräämät yhdistyksen taloutta koskevat tehtävät
Jäsenasiainhoitaja (sääntöjen määräämät tehtävät)
  • hoitaa yhdistyksen jäsenasiat
  • toimii yhteyshenkilönä liiton jäsenrekisteriin yhdistyksen jäsenasioissa
    lisäksi

Käytännössä jäsenasiainhoitajalle kuuluvia asioita:

  • esittelee jäsenasiat hallituksen kokouksessa
  • jäsenasioihin liittyvän materiaalin vastaanotto, tarkistaminen ja toimittaminen JHL:n jäsenpalveluyksikköön
  • toimii yhdistyksen jäsenrekisterijärjestelmän pääkäyttäjänä
  • ohjaa jäsenhuollon kysymyksissä yhdistyksen muita toimihenkilöitä
  • toimii aktiivisesti jäsenhankinta-asioissa

Esimerkkejä muista tehtävistä:

Nuorisotiedottaja
  • toimii yhdistyksen nuorten jäsenten yhteyshenkilönä
  • perehdyttää yhdistyksen uudet nuoret jäsenet yhdistykseen ja ay-toimintaan
  • järjestää tilaisuuksia ja yhdessäoloa yhdistyksen nuorille jäsenille
Jäsenhankkija
  • vastaa yhdistyksen jäsenhankinnasta ja jäsenhankinnan esilläpidosta yhdistyksen toiminnassa
  • saa ajantasaisen jäsenhankintatiedon ja vastaa sen toimittamisesta eteenpäin
  • vastaa yhdistyksen jäsenhankinnan sujuvuudesta ja toimivuudesta
  • koulutiedottaja perehdyttää opiskelijat työelämään ja työmarkkinoihin
Viestintävastaava
  • vastaa yhdistyksen viestinnän ajantasaisuudesta (nettisivut, ilmoitukset, ilme, ilmoitustaulut, kirjeet jne.)
  • huolehtii siitä, että yhdistys tiedottaa päätöksistään ja tekemisistään niin jäsenistölle kuin julkisuuteenkin
Solidaarisuuslähettiläs
  • osallistuu ja innostaa työtovereita mukaan nettikampanjoihin ay- ja ihmisoikeusloukkauksia vastaan
  • osallistuu talkoolaisena erilaisiin tapahtumiin, esimerkiksi Maailma kylässä -festareihin ja Mahdollisuuksien toreihin eri puolilla Suomea
  • edistää eettistä kuluttamista ja pitää esillä ihmisarvoisia työolosuhteita ideoimalla omalla työpaikalla tapahtumia, esimerkiksi Reilun kaupan viikko, Nenäpäivä ja kansainvälinen Kunnon Työn päivä.

Solidaarisuuslähettilääksi voi ilmoittautua kuka tahansa liiton jäsen JHL:n nettisivujen kautta.

Yhdistys voi lisäksi nimetä yhteyshenkilöitä erilaisille jäsenryhmille ammattiala- tai paikkakuntakohtaisesti tai esimerkiksi maahanmuuttajajäsenten yhteyshenkilön.

Toimihenkilöiden tehtävät -ohjesääntö

Yhdistyksen toiminnan kannalta on tärkeää, että yhdistyksessä on aina voimassa oleva ”yhdistyksen toimihenkilöiden tehtävät” -ohjesääntö. Tämä hyväksytään uuden hallituksen ensimmäisessä kokouksessa eli ns. järjestäytymiskokouksessa.

Ohjesäännössä päätetään yhdistyksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajan, sihteerin, taloudenhoitajan, jäsenasiainhoitajan, pääluottamusmiehen, muiden luottamusmiesten ja hallituksen jäsenten tehtävistä.

Ohjesäännön valmistelee puheenjohtaja.