I föreningens verksamhet krävs ett brett sortiment av olika dokument utöver de vanliga föredragningslistorna och protokollen. På denna sida finns ett antal anvisningar, mallar och blanketter som behövs i föreningsverksamheten.
Förtroendemännens kontaktuppgifter på arbetsplatsens anslagstavla
Utskrivbar blankett med förtroendemannens kontaktuppgifter för arbetsplatsens anslagstavla
Föreningens och samorganisationens funktionärsanmälningar
Föreningarna sparar sina nya funktionärer, deras uppdrag samt uppdaterar förlängning av funktionärers uppdrag i föreningstjänsten minFörening. Anvisningarna har sänts till föreningarna och de finns på sidorna för de aktiva, under Föreningsverksamhet.
Varje år i november skickar vi blanketter till samorganisationerna för anmälning av funktionärer.
JHL:s organiseringshandbok
Organiseringshandboken innehåller basfakta, centrala frågor och uppgifter inom organiseringen. Vissa teman reds ut på djupet eftersom det ofta ställs frågor om dem och de har upplevts som svåra att förstå och genomföra.
Du kan skriva ut handboken eller beställa den från materialbanken.
Förtroendemannavalet
Valreglemente för förtroendemannavalet, AKTA, TIM-AKA, TS, Avainta, Staten
Samtycke till kandidatur i förtroendemannavalet
Förtroendemannaval - meddelande till arbetsgivaren
Anmälan av val av förtroendemän till förbundet
Valen av nya förtroendemän ska meddelas till förbundet via föreningstjänsten omaYhdistys. Ta ut en lista över förtroendeuppdrag ur omaYhdistys, anteckna tillägg/raderingar/korrigeringar och skicka listan med hjälp av funktionen Ta kontakt i omaYhdistys.
Anvisningarna har skickats till föreningarna och de finns på sidorna för de aktiva, under punkten Föreningsverksamhet.
Vår- och höstmöte
Möteskallelsen till föreningens möte ska sändas senast sju (7) dygn före mötet. I föreningens stadgar finns närmare anvisningar om hur mötet ska sammankallas.
Enligt stadgarna ska föreningarnas vårmöten ordnas mellan 1.3 –30.4.
- Mall för föredragningslista – JHL-föreningens vårmöte
- Bokslut, resultaträkning och balansräkning
- Revisionsberättelse
- Mall för protokoll – JHL-föreningens vårmöte
- Mall för upprättande av föreningens verksamhetsberättelse 2021
Enligt stadgarna ska föreningarnas höstmöten ordnas mellan 1.11–15.12.
- Mall för föredragningslista – JHL-föreningens höstmöte
- Mall för protokoll – JHL-föreningens höstmöte
- Budget
- Anvisning och mall för upprättande av föreningens verksamhetsplan 2023
- Botten för föreningens verksamhetsplan 2023
- Mall för JHL-föreningens arbetsplatsbesök
- Föreningens årsklocka
- Föreningens årsklocka – redigebar
Hur fungerar motioner
Ekonomiska anvisningar till föreningarna
Ekonomiska anvisningar till föreningarna
Bilagor till de ekonomiska anvisningarna:
Observera att mallarna är skyddade filer. Du får tillgång till dem genom att kopiera in texterna i ett nytt dokument.
Ladda ner mallen på din dator men spara den inte. Öppna den laddade filen, välj allt (använd tangentkombinationen ctrl +a). Kopiera därefter texten (använd tangentkombinationen ctrl + c). Öppna ett nytt dokument och foga in texten (använd tangentkombinationen ctrel + v).
Mall för föreningens ekonomiska anvisningar
Mall för verksamhetsgranskningsberättelse
Material för arbetarskyddsvalet
För att göra det lättare att locka bra typer att ställa upp i arbetarskyddsvalet har vi utarbetat en ”Ställ upp i arbetarskyddsvalet”-broschyr och en ”Rösta i arbetarskyddsvalet”-affisch som ni kan lägga fram på arbetsplatsen för att påminna om hur viktigt det är att rösta. Skriv ut ett antal av båda och lägg dem fram på ett synligt på arbetsplatserna, både på anslagstavlan och i kafferummet.
Kandidera i välfärdsområdets arbetarskyddsval
Rösta i välfärdsområdets arbetarskyddsval
Kandidera i arbetarskyddsvalet - affisch A3
Rösta i arbetarskyddsvalet -affisch A3
Arbetarskyddsvalet 2021 - broschyr
Anivsningar för föreningsverksamhet på sociala medier
Tips för föreningsverksamhet på sociala medier
Anvisningar till JHL-föreningarna om öppnande av konto på sociala medier
Regler för JHL-föreningars utlottningar och tävlingar på Facebook och Instagram 2022
Anvisningar till JHL-föreningarna: Så här ordnar du en tävling eller utlottning på Facebook
Till JHL-föreningarna: Regler för Facebook-utlottningar
Utlottningens regler
Utlottningens arrangör:
Utlottningens arrangör (hädanefter ”arrangören”) är den JHL-förening som administrerar Facebook-sidan eller den andra kanalen i sociala medier där utlottningen publiceras.
Arrangörens kontaktuppgifter hittar du på föreningens webbplats. Fackförbundet JHL ansvarar inte för sina medlemsföreningars webbplatser eller deras verksamhet i sociala medier, inklusive utlottningar.
Så deltar du och villkor för att delta:
Utlottningen är öppen för alla fysiska personer som fyllt 16 år och bor i Finland. Om priset emellertid har en åldersgräns, till exempel 18 år, genomförs lottdragningen enligt den.
Du kan delta i utlottningen genom att följa inläggets anvisningar, till exempel genom att kommentera det ursprungliga inlägget inom den utsatta tiden. Den arrangerande föreningens styrelsemedlemmar eller deras familjemedlemmar kan inte delta i utlottningen.
Priser och lottdragning:
Det omnämnda priset/priserna lottas ut bland deltagarna. Lottdragningen genomförs det datum som fastställs i inlägget.
Vinsten meddelas i anknytning till utlottningsinlägget i sociala medier samt per privat meddelande. Om vinnaren inte kan nås eller inte meddelar sina kontaktuppgifter inom en vecka anses lottdragningen vara ogiltig och genomförs på nytt.
Priset kan inte bytas till pengar eller flyttas till en tredje part. Priset levereras endast till adresser inom Finland. Priset är skattefritt för vinnaren.
Behandling av personuppgifter
Vinnarens uppgifter används för att skicka priset. Personuppgifter som överlämnas i samband med utlottningen behandlas enligt gällande personuppgiftslagstiftning.
Utlottningens arrangör får tillgång till det namn som deltagaren har uppgett på Facebook/Instagram, hens offentliga profilbild och andra uppgifter som hen har definierat som offentliga i tjänsten.
Arrangören behandlar inte uppgifterna utanför Facebook/Instagram, och uppgifter samlas inte in och sammankopplas inte med andra register utan den registrades informerade samtycke. Uppgifterna överlåts inte heller till tredje parter och används inte för direktmarknadsföring.
Genom att delta i utlottningen beviljar deltagaren arrangören rätten att publicera hens namn i arrangörens kanaler utan separat samtycke eller ersättning. Uppgiften om vem som har vunnit utlottningen förblir offentligt synlig i samband med utlottningsinlägget.
Arrangörens ansvar
Arrangören ansvarar inte för eventuella datakommunikationsrelaterade problem i samband med deltagandet i utlottningen eller för bortfall av deltagare som beror på datakommunikation. Arrangören ansvarar inte för skador eller utgifter som orsakas av deltagande eller av mottagande och användning av priset.
Arrangören är inte ersättningsskyldig om vinnaren inte kan använda priset. Vinnaren kan även tacka nej till priset, och i detta fall lottar arrangören ut priset på nytt. Arrangören betalar lagstadgad lotteriskatt för priset.
Annat som ska beaktas
Deltagaren förbinder sig till att följa utlottningens regler och arrangörens beslut.
Osakligt beteende, såsom regelbrott, bruk av oärliga metoder eller olämpliga kommentarer i sociala medier, kan leda till förbud att delta i utlottningen.
Arrangören avgör eventuella oklarheter gällande tillämpning och tolkning av reglerna och förbehåller sig rätten att ändra reglerna utan separat anmälan.
Facebook, Instagram eller motsvarande media har ingen andel i utlottningen och den sponsoreras inte, rekommenderas inte och administreras inte av dem. Deltagaren överlåter sina uppgifter endast för arrangörens bruk, inte Facebooks eller motsvarande mediers bruk.
Helsingfors 19.10.2022
Föreningens styrelse
- Den vid höstmötets valda styrelsens konstituerande möte kan ordnas innan den egentliga verksamhetsperioden börjar. Den valda ordföranden sammankallar det konstituerande mötet.
- Konstituerande möte – föredragningslista
- Godkännande av föreningens bokslut under undantagsförhållanden
Sektionsverksamhet
- Föreningen kan grunda sektioner, t.ex. för förtroendemän, arbetsplatser, ungdomsverksamhet eller fritidsverksamhet. Sektionen grundas alltid av föreningens styrelse och föreningsstyrelsen bär också ansvaret för sektionens verksamhet (t.ex. ekonomin). Sektionen är inte en registrerad förening (rf). Föreningens styrelse lägger fram ett förslag till höstmötet om verksamhetsanvisningar och spelregler för sektionerna.
Distansdeltagande
- Ordnande av föreningens stadgeenliga möte som distansmöte under undantagsförhållanden
- Mall för röstnings- och valordning vid distansdeltagande
Ändring av föreningens namntecknare
- Anmälan om ändring av föreningens stadgar och namntecknare görs till Patent- och registerstyrelsen. Anvisningar för att göra anmälan finns här och på samma sida finns länk till en blankett för att göra anmälan.
- Anvisningar för JHL-föreningar om anvädning av förbundsfilen
- Blankett för anmälan av förändringar
Dataskydd
I JHL:s stadgar fastställs att förbundet upprätthåller föreningarnas medlemsregister. Beträffande medlemsregistret är således förbundet och föreningarna registerförare av ett samregister. För medlemsregistrets del har förbundet och föreningarna en gemensam dataskyddsansvarig, registerbeskrivningar och dataskyddspraxis.
Föreningarna ansvarar själva för sina övriga register.
Skillnaden mellan datasäkerhet och dataskydd
Datasäkerhet innebär skydd av data, datasystem och datatrafik. Avsikten med datasäkerheten är att säkerställa uppgifternas konfidentialitet, riktighet och användbarhet.
Dataskydd är skydd av fysiska personers personuppgifter som baserar sig på dataskyddsförordningen och lagstiftningen.
Behandling av dataskyddsärenden i föreningarna
Listan över dataskyddsärenden ska behandlas tillsammans med alla funktionärer i föreningen, till exempel vid styrelsens konstituerande möte.
Behandling av dataskydd i föreningarna
Upplösning av förening/sammanslagning av föreningar
Handboken kan laddas ner i materialbanken (välj avdelningen På svenska)
Arkivering
- Föreningen har en skyldighet att bevara uppgifter om föreningens verksamhet. Föreningens styrelse svarar för föreningens verksamhet och således också för föreningens arkivfunktion. Att arkivera är således att bevara uppgifter. I praktiken betyder detta att de viktigaste dokumenten förvaras i god ordning. De bifogade arkiveringsanvisningarna har uppdaterats år 2018.
- Arkiveringsanvisningar till föreningarna