Anvisningar och dokumentmallar

I föreningens verksamhet krävs ett brett sortiment av olika dokument utöver de vanliga föredragningslistorna och protokollen. På denna sida finns ett antal anvisningar, mallar och blanketter som behövs i föreningsverksamheten.

JHL:s organiseringshandbook
Förtroendemannavalet
Anmälan av val av förtroendemän till förbundet
Material för arbetarskyddsvalet
Vår- och höstmöte
Föreningens styrelse
Sektionsverksamhet
Distansdeltagande
Ändring av föreningens namntecknare
Upplösning av föreningen/sammaslagning av föreningar
Arkivering
Övriga dokumentmallar

Hur fungerar motioner

Motioner (pdf, 10 KB)

Förtroendemännens kontaktuppgifter på arbetsplatsens anslagstavla

Utskrivbar blankett med förtroendemannens kontaktuppgifter för arbetsplatsens anslagstavla (pdf, 633 KB)

Föreningens och samorganisationens funktionärsanmälningar

Föreningarna sparar sina nya funktionärer, deras uppdrag samt uppdaterar förlängning av funktionärers uppdrag i föreningstjänsten omaYhdistys. Anvisningarna har sänts till föreningarna och de finns på sidorna för de aktiva, under Föreningsverksamhet.

Varje år i november skickar vi blanketter till samorganisationerna för anmälning av funktionärer.

JHL:s organiseringshandbok

Organiseringshandboken innehåller basfakta, centrala frågor och uppgifter inom organiseringen. Vissa teman reds ut på djupet eftersom det ofta ställs frågor om dem och de har upplevts som svåra att förstå och genomföra.

Du kan skriva ut handboken eller beställa den från materialbanken.

Organiseringshandbok (pdf, 3 MB)

Förtroendemannavalet

Valreglemente för förtroendemannavalet, AKTA, TIM-AKA, TS, Avainta, Staten (pdf, 444 KB)

Valreglemente för förtroendemannavalet, privata socialservicebranschen, yrkesinriktade vuxenutbildningscenter (pdf, 263 KB)

Meddelande om valmöte (pdf, 79 KB)

Anmälan om kandidatnominering (pdf, 80 KB)

Samtycke till kandidatur i förtroendemannavalet (pdf, 177 KB)

Protokollsmodell - valsätt 1 (pdf, 85 KB)

Protokollsmodell - valsätt 2 (pdf, 183 KB)

Röstsedel (pdf, 5 KB)

Förtroendemannaval - meddelande till arbetsgivaren (pdf, 83 KB)

Anmälan av val av förtroendemän till förbundet

Valen av nya förtroendemän ska meddelas till förbundet via föreningstjänsten omaYhdistys. Ta ut en lista över förtroendeuppdrag ur omaYhdistys, anteckna tillägg/raderingar/korrigeringar och skicka listan med hjälp av funktionen Ta kontakt i omaYhdistys.

Anvisningarna har skickats till föreningarna och de finns på sidorna för de aktiva, under punkten Föreningsverksamhet.

Material för arbetarskyddsvalet

För att göra det lättare att locka bra typer att ställa upp i arbetarskyddsvalet har vi utarbetat en ”Ställ upp i arbetarskyddsvalet”-broschyr och en ”Rösta i arbetarskyddsvalet”-affisch som ni kan lägga fram på arbetsplatsen för att påminna om hur viktigt det är att rösta. Skriv ut ett antal av båda och lägg dem fram på ett synligt på arbetsplatserna, både på anslagstavlan och i kafferummet.

Kandidera i arbetarskyddsvalet - affisch A3 (pdf, 275 KB)

Rösta i arbetarskyddsvalet -affisch A3 (pdf, 228 KB)

Arbetarskyddsvalet 2021 - broschyr (pdf, 344 KB)

Anivsningar för föreningsverksamhet på sociala medier

Tips för föreningsverksamhet på sociala medier

Anvisningar till JJHL-föreningarna om öppnande av konto på sociala medier

Vår- och höstmöte

Möteskallelsen till föreningens möte ska sändas senast sju (7) dygn före mötet. I föreningens stadgar finns närmare anvisningar om hur mötet ska sammankallas.

Enligt stadgarna ska föreningarnas vårmöten ordnas mellan 1.3 –30.4.

Enligt stadgarna ska föreningarnas höstmöten ordnas mellan 1.11–15.12.

Föreningens styrelse

Sektionsverksamhet

  • Föreningen kan grunda sektioner, t.ex. för förtroendemän, arbetsplatser, ungdomsverksamhet eller fritidsverksamhet. Sektionen grundas alltid av föreningens styrelse och föreningsstyrelsen bär också ansvaret för sektionens verksamhet (t.ex. ekonomin). Sektionen är inte en registrerad förening (rf). Föreningens styrelse lägger fram ett förslag till höstmötet om verksamhetsanvisningar och spelregler för sektionerna.

  • Anvisning om sektionsverksamhet (docx, 29 KB)

Distansdeltagande

Ändring av föreningens namntecknare

Dataskydd

I JHL:s stadgar fastställs att förbundet upprätthåller föreningarnas medlemsregister. Beträffande medlemsregistret är således förbundet och föreningarna registerförare av ett samregister. För medlemsregistrets del har förbundet och föreningarna en gemensam dataskyddsansvarig, registerbeskrivningar och dataskyddspraxis.

Föreningarna ansvarar själva för sina övriga register.

Skillnaden mellan datasäkerhet och dataskydd

Datasäkerhet innebär skydd av data, datasystem och datatrafik. Avsikten med datasäkerheten är att säkerställa uppgifternas konfidentialitet, riktighet och användbarhet.

Dataskydd är skydd av fysiska personers personuppgifter som baserar sig på dataskyddsförordningen och lagstiftningen.

Behandling av dataskyddsärenden i föreningarna

Listan över dataskyddsärenden ska behandlas tillsammans med alla funktionärer i föreningen, till exempel vid styrelsens konstituerande möte.

Behandling av dataskydd i föreningarna (pdf, 165 KB)

Upplösning av föreningen/sammaslagning av föreningar

Arkivering

  • Föreningen har en skyldighet att bevara uppgifter om föreningens verksamhet. Föreningens styrelse svarar för föreningens verksamhet och således också för föreningens arkivfunktion. Att arkivera är således att bevara uppgifter. I praktiken betyder detta att de viktigaste dokumenten förvaras i god ordning. De bifogade arkiveringsanvisningarna har uppdaterats år 2018.
  • Arkiveringsanvisningar till föreningarna (pdf, 202 KB)

Övriga dokumentmallar