Anvisningar och dokumentmallar

I föreningens verksamhet krävs ett brett sortiment av olika dokument utöver de vanliga föredragningslistorna och protokollen. På denna sida finns ett antal anvisningar, mallar och blanketter som behövs i föreningsverksamheten.

Förtroendemännens kontaktuppgifter på arbetsplatsens anslagstavla

Utskrivbar blankett med förtroendemannens kontaktuppgifter för arbetsplatsens anslagstavla (pdf, 633 KB)

Föreningens och samorganisationens funktionärsanmälningar

Föreningarna sparar sina nya funktionärer, deras uppdrag samt uppdaterar förlängning av funktionärers uppdrag i föreningstjänsten minFörening. Anvisningarna har sänts till föreningarna och de finns på sidorna för de aktiva, under Föreningsverksamhet.

Varje år i november skickar vi blanketter till samorganisationerna för anmälning av funktionärer.

JHL:s organiseringshandbok

Organiseringshandboken innehåller basfakta, centrala frågor och uppgifter inom organiseringen. Vissa teman reds ut på djupet eftersom det ofta ställs frågor om dem och de har upplevts som svåra att förstå och genomföra.

Du kan skriva ut handboken eller beställa den från materialbanken.

Organiseringshandbok (pdf, 3 MB)

Förtroendemannavalet

Valreglemente för förtroendemannavalet, AKTA, TIM-AKA, TS, Avainta, Staten (pdf, 444 KB)

Valreglemente för förtroendemannavalet, privata socialservicebranschen, yrkesinriktade vuxenutbildningscenter (pdf, 263 KB)

Meddelande om valmöte (pdf, 79 KB)

Anmälan om kandidatnominering (pdf, 80 KB)

Samtycke till kandidatur i förtroendemannavalet (pdf, 177 KB)

Protokollsmodell - valsätt 1 (pdf, 85 KB)

Protokollsmodell - valsätt 2 (pdf, 183 KB)

Röstsedel (pdf, 5 KB)

Förtroendemannaval - meddelande till arbetsgivaren (pdf, 83 KB)

Anmälan av val av förtroendemän till förbundet

Valen av nya förtroendemän ska meddelas till förbundet via föreningstjänsten omaYhdistys. Ta ut en lista över förtroendeuppdrag ur omaYhdistys, anteckna tillägg/raderingar/korrigeringar och skicka listan med hjälp av funktionen Ta kontakt i omaYhdistys.

Anvisningarna har skickats till föreningarna och de finns på sidorna för de aktiva, under punkten Föreningsverksamhet.

Vår- och höstmöte

Möteskallelsen till föreningens möte ska sändas senast sju (7) dygn före mötet. I föreningens stadgar finns närmare anvisningar om hur mötet ska sammankallas.

Enligt stadgarna ska föreningarnas vårmöten ordnas mellan 1.3 –30.4.

Enligt stadgarna ska föreningarnas höstmöten ordnas mellan 1.11–15.12.

Hur fungerar motioner

Motioner (pdf, 10 KB)

Ekonomiska anvisningar till föreningarna

Ekonomiska anvisningar till föreningarna (pdf, 1 MB)

Bilagor till de ekonomiska anvisningarna:
Observera att mallarna är skyddade filer. Du får tillgång till dem genom att kopiera in texterna i ett nytt dokument.

Ladda ner mallen på din dator men spara den inte. Öppna den laddade filen, välj allt (använd tangentkombinationen ctrl +a). Kopiera därefter texten (använd tangentkombinationen ctrl + c). Öppna ett nytt dokument och foga in texten (använd tangentkombinationen ctrel + v).

Mall för föreningens ekonomiska anvisningar

Mall för verksamhetsgranskningsberättelse

Mall för reseräkning

Material för arbetarskyddsvalet

För att göra det lättare att locka bra typer att ställa upp i arbetarskyddsvalet har vi utarbetat en ”Ställ upp i arbetarskyddsvalet”-broschyr och en ”Rösta i arbetarskyddsvalet”-affisch som ni kan lägga fram på arbetsplatsen för att påminna om hur viktigt det är att rösta. Skriv ut ett antal av båda och lägg dem fram på ett synligt på arbetsplatserna, både på anslagstavlan och i kafferummet.

Kandidera i välfärdsområdets arbetarskyddsval (png, 1 002 KB)

Rösta i välfärdsområdets arbetarskyddsval (png, 785 KB)

Kandidera i arbetarskyddsvalet - affisch A3 (pdf, 275 KB)

Rösta i arbetarskyddsvalet -affisch A3 (pdf, 228 KB)

Arbetarskyddsvalet 2021 - broschyr (pdf, 344 KB)

Anivsningar för föreningsverksamhet på sociala medier

Tips för föreningsverksamhet på sociala medier

Anvisningar till JHL-föreningarna om öppnande av konto på sociala medier

Regler för JHL-föreningars utlottningar och tävlingar på Facebook och Instagram 2022

Anvisningar till JHL-föreningarna: Så här ordnar du en tävling eller utlottning på Facebook (pdf, 173 KB)

Till JHL-föreningarna: Regler för Facebook-utlottningar (pdf, 86 KB)

Utlottningens regler

Utlottningens arrangör:

Utlottningens arrangör (hädanefter ”arrangören”) är den JHL-förening som administrerar Facebook-sidan eller den andra kanalen i sociala medier där utlottningen publiceras.

Arrangörens kontaktuppgifter hittar du på föreningens webbplats. Fackförbundet JHL ansvarar inte för sina medlemsföreningars webbplatser eller deras verksamhet i sociala medier, inklusive utlottningar.

Så deltar du och villkor för att delta:

Utlottningen är öppen för alla fysiska personer som fyllt 16 år och bor i Finland. Om priset emellertid har en åldersgräns, till exempel 18 år, genomförs lottdragningen enligt den.

Du kan delta i utlottningen genom att följa inläggets anvisningar, till exempel genom att kommentera det ursprungliga inlägget inom den utsatta tiden. Den arrangerande föreningens styrelsemedlemmar eller deras familjemedlemmar kan inte delta i utlottningen.

Priser och lottdragning:

Det omnämnda priset/priserna lottas ut bland deltagarna. Lottdragningen genomförs det datum som fastställs i inlägget.

Vinsten meddelas i anknytning till utlottningsinlägget i sociala medier samt per privat meddelande. Om vinnaren inte kan nås eller inte meddelar sina kontaktuppgifter inom en vecka anses lottdragningen vara ogiltig och genomförs på nytt.

Priset kan inte bytas till pengar eller flyttas till en tredje part. Priset levereras endast till adresser inom Finland. Priset är skattefritt för vinnaren.

Behandling av personuppgifter

Vinnarens uppgifter används för att skicka priset. Personuppgifter som överlämnas i samband med utlottningen behandlas enligt gällande personuppgiftslagstiftning.

Utlottningens arrangör får tillgång till det namn som deltagaren har uppgett på Facebook/Instagram, hens offentliga profilbild och andra uppgifter som hen har definierat som offentliga i tjänsten.

Arrangören behandlar inte uppgifterna utanför Facebook/Instagram, och uppgifter samlas inte in och sammankopplas inte med andra register utan den registrades informerade samtycke. Uppgifterna överlåts inte heller till tredje parter och används inte för direktmarknadsföring.

Genom att delta i utlottningen beviljar deltagaren arrangören rätten att publicera hens namn i arrangörens kanaler utan separat samtycke eller ersättning. Uppgiften om vem som har vunnit utlottningen förblir offentligt synlig i samband med utlottningsinlägget.

Arrangörens ansvar

Arrangören ansvarar inte för eventuella datakommunikationsrelaterade problem i samband med deltagandet i utlottningen eller för bortfall av deltagare som beror på datakommunikation. Arrangören ansvarar inte för skador eller utgifter som orsakas av deltagande eller av mottagande och användning av priset.

Arrangören är inte ersättningsskyldig om vinnaren inte kan använda priset. Vinnaren kan även tacka nej till priset, och i detta fall lottar arrangören ut priset på nytt. Arrangören betalar lagstadgad lotteriskatt för priset.

Annat som ska beaktas

Deltagaren förbinder sig till att följa utlottningens regler och arrangörens beslut.

Osakligt beteende, såsom regelbrott, bruk av oärliga metoder eller olämpliga kommentarer i sociala medier, kan leda till förbud att delta i utlottningen.

Arrangören avgör eventuella oklarheter gällande tillämpning och tolkning av reglerna och förbehåller sig rätten att ändra reglerna utan separat anmälan.

Facebook, Instagram eller motsvarande media har ingen andel i utlottningen och den sponsoreras inte, rekommenderas inte och administreras inte av dem. Deltagaren överlåter sina uppgifter endast för arrangörens bruk, inte Facebooks eller motsvarande mediers bruk.

Helsingfors 19.10.2022

Föreningens styrelse

Sektionsverksamhet

  • Föreningen kan grunda sektioner, t.ex. för förtroendemän, arbetsplatser, ungdomsverksamhet eller fritidsverksamhet. Sektionen grundas alltid av föreningens styrelse och föreningsstyrelsen bär också ansvaret för sektionens verksamhet (t.ex. ekonomin). Sektionen är inte en registrerad förening (rf). Föreningens styrelse lägger fram ett förslag till höstmötet om verksamhetsanvisningar och spelregler för sektionerna.
  • Anvisning om sektionsverksamhet (docx, 29 KB)

Distansdeltagande

Ändring av föreningens namntecknare

Dataskydd

I JHL:s stadgar fastställs att förbundet upprätthåller föreningarnas medlemsregister. Beträffande medlemsregistret är således förbundet och föreningarna registerförare av ett samregister. För medlemsregistrets del har förbundet och föreningarna en gemensam dataskyddsansvarig, registerbeskrivningar och dataskyddspraxis.

Föreningarna ansvarar själva för sina övriga register.

Skillnaden mellan datasäkerhet och dataskydd

Datasäkerhet innebär skydd av data, datasystem och datatrafik. Avsikten med datasäkerheten är att säkerställa uppgifternas konfidentialitet, riktighet och användbarhet.

Dataskydd är skydd av fysiska personers personuppgifter som baserar sig på dataskyddsförordningen och lagstiftningen.

Behandling av dataskyddsärenden i föreningarna

Listan över dataskyddsärenden ska behandlas tillsammans med alla funktionärer i föreningen, till exempel vid styrelsens konstituerande möte.

Behandling av dataskydd i föreningarna (pdf, 165 KB)

Upplösning av förening/sammanslagning av föreningar

Handboken kan laddas ner i materialbanken (välj avdelningen På svenska)

Arkivering

  • Föreningen har en skyldighet att bevara uppgifter om föreningens verksamhet. Föreningens styrelse svarar för föreningens verksamhet och således också för föreningens arkivfunktion. Att arkivera är således att bevara uppgifter. I praktiken betyder detta att de viktigaste dokumenten förvaras i god ordning. De bifogade arkiveringsanvisningarna har uppdaterats år 2018.
  • Arkiveringsanvisningar till föreningarna (pdf, 202 KB)

Övriga dokumentmallar