I föreningens verksamhet krävs ett brett sortiment av olika dokument utöver de vanliga föredragningslistorna och protokollen. På denna sida finns ett antal anvisningar, mallar och blanketter som behövs i föreningsverksamheten.
Hur fungerar motioner
Förtroendemännens kontaktuppgifter på arbetsplatsens anslagstavla
Utskrivbar blankett med förtroendemannens kontaktuppgifter för arbetsplatsens anslagstavla
Föreningens och samorganisationens funktionärsanmälningar
Föreningarna sparar sina nya funktionärer, deras uppdrag samt uppdaterar förlängning av funktionärers uppdrag i föreningstjänsten omaYhdistys. Anvisningarna har sänts till föreningarna och de finns på sidorna för de aktiva, under Föreningsverksamhet.
Varje år i november skickar vi blanketter till samorganisationerna för anmälning av funktionärer.
JHL:s organiseringshandbok
Organiseringshandboken innehåller basfakta, centrala frågor och uppgifter inom organiseringen. Vissa teman reds ut på djupet eftersom det ofta ställs frågor om dem och de har upplevts som svåra att förstå och genomföra.
Du kan skriva ut handboken eller beställa den från materialbanken.
Förtroendemannavalet
Valreglemente för förtroendemannavalet, AKTA, TIM-AKA, TS, Avainta, Staten
Samtycke till kandidatur i förtroendemannavalet
Förtroendemannaval - meddelande till arbetsgivaren
Anmälan av val av förtroendemän till förbundet
Valen av nya förtroendemän ska meddelas till förbundet via föreningstjänsten omaYhdistys. Ta ut en lista över förtroendeuppdrag ur omaYhdistys, anteckna tillägg/raderingar/korrigeringar och skicka listan med hjälp av funktionen Ta kontakt i omaYhdistys.
Anvisningarna har skickats till föreningarna och de finns på sidorna för de aktiva, under punkten Föreningsverksamhet.
Material för arbetarskyddsvalet
För att göra det lättare att locka bra typer att ställa upp i arbetarskyddsvalet har vi utarbetat en ”Ställ upp i arbetarskyddsvalet”-broschyr och en ”Rösta i arbetarskyddsvalet”-affisch som ni kan lägga fram på arbetsplatsen för att påminna om hur viktigt det är att rösta. Skriv ut ett antal av båda och lägg dem fram på ett synligt på arbetsplatserna, både på anslagstavlan och i kafferummet.
Kandidera i arbetarskyddsvalet - affisch A3
Rösta i arbetarskyddsvalet -affisch A3
Arbetarskyddsvalet 2021 - broschyr
Ekonomiska anvisningar till föreningarna
Ekonomiska anvisningar till föreningarna
Bilagor till de ekonomiska anvisningarna:
Observera att mallarna är skyddade filer. Du får tillgång till dem genom att kopiera in texterna i ett nytt dokument.
Ladda ner mallen på din dator men spara den inte. Öppna den laddade filen, välj allt (använd tangentkombinationen ctrl +a). Kopiera därefter texten (använd tangentkombinationen ctrl + c). Öppna ett nytt dokument och foga in texten (använd tangentkombinationen ctrel + v).
Mall för föreningens ekonomiska anvisningar
Mall för verksamhetsgranskningsberättelse
Anivsningar för föreningsverksamhet på sociala medier
Tips för föreningsverksamhet på sociala medier
Anvisningar till JJHL-föreningarna om öppnande av konto på sociala medier
Vår- och höstmöte
Möteskallelsen till föreningens möte ska sändas senast sju (7) dygn före mötet. I föreningens stadgar finns närmare anvisningar om hur mötet ska sammankallas.
Enligt stadgarna ska föreningarnas vårmöten ordnas mellan 1.3 –30.4.
- Mall för föredragningslista – JHL-föreningens vårmöte
- Bokslut, resultaträkning och balansräkning
- Revisionsberättelse
- Mall för protokoll – JHL-föreningens vårmöte
- Mall för upprättande av föreningens verksamhetsberättelse 2021
Enligt stadgarna ska föreningarnas höstmöten ordnas mellan 1.11–15.12.
- Mall för föredragningslista – JHL-föreningens höstmöte
- Mall för protokoll – JHL-föreningens höstmöte
- Budget
- Anvisning för upprättande av föreningens verksamhetsplan 2022
- Botten för föreningens verksamhetsplan 2022
- Mall för JHL-föreningens arbetsplatsbesök
- Föreningens årsklocka
- Föreningens årsklocka – redigebar
Föreningens styrelse
- Den vid höstmötets valda styrelsens konstituerande möte kan ordnas innan den egentliga verksamhetsperioden börjar. Den valda ordföranden sammankallar det konstituerande mötet.
- Konstituerande möte – föredragningslista
- Godkännande av föreningens bokslut under undantagsförhållanden
Sektionsverksamhet
- Föreningen kan grunda sektioner, t.ex. för förtroendemän, arbetsplatser, ungdomsverksamhet eller fritidsverksamhet. Sektionen grundas alltid av föreningens styrelse och föreningsstyrelsen bär också ansvaret för sektionens verksamhet (t.ex. ekonomin). Sektionen är inte en registrerad förening (rf). Föreningens styrelse lägger fram ett förslag till höstmötet om verksamhetsanvisningar och spelregler för sektionerna.
Distansdeltagande
- Ordnande av föreningens stadgeenliga möte som distansmöte under undantagsförhållanden
- Mall för röstnings- och valordning vid distansdeltagande
Ändring av föreningens namntecknare
- Anmälan om ändring av föreningens stadgar och namntecknare görs till Patent- och registerstyrelsen. Anvisningar för att göra anmälan finns här och på samma sida finns länk till en blankett för att göra anmälan.
- Anvisningar för JHL-föreningar om anvädning av förbundsfilen
- Blankett för anmälan av förändringar
Dataskydd
I JHL:s stadgar fastställs att förbundet upprätthåller föreningarnas medlemsregister. Beträffande medlemsregistret är således förbundet och föreningarna registerförare av ett samregister. För medlemsregistrets del har förbundet och föreningarna en gemensam dataskyddsansvarig, registerbeskrivningar och dataskyddspraxis.
Föreningarna ansvarar själva för sina övriga register.
Skillnaden mellan datasäkerhet och dataskydd
Datasäkerhet innebär skydd av data, datasystem och datatrafik. Avsikten med datasäkerheten är att säkerställa uppgifternas konfidentialitet, riktighet och användbarhet.
Dataskydd är skydd av fysiska personers personuppgifter som baserar sig på dataskyddsförordningen och lagstiftningen.
Behandling av dataskyddsärenden i föreningarna
Listan över dataskyddsärenden ska behandlas tillsammans med alla funktionärer i föreningen, till exempel vid styrelsens konstituerande möte.
Behandling av dataskydd i föreningarna
Upplösning av föreningen/sammaslagning av föreningar
- Anvisningar för upplösning av förening
- Upplösning av förening, processbeskrivning
- Föredragningslista, första mötet om upplösning (uppdaterad 2.2.2017)
- Föredragningslista, andra mötet om upplösning (uppdaterad 2.2.2017)
Arkivering
- Föreningen har en skyldighet att bevara uppgifter om föreningens verksamhet. Föreningens styrelse svarar för föreningens verksamhet och således också för föreningens arkivfunktion. Att arkivera är således att bevara uppgifter. I praktiken betyder detta att de viktigaste dokumenten förvaras i god ordning. De bifogade arkiveringsanvisningarna har uppdaterats år 2018.
- Arkiveringsanvisningar till föreningarna