Samarbetsförhandlingar innebär att man på arbetsplatsen diskuterar om varför uppsägningar, permitteringar eller överföring till deltidsanställning behövs, vilka konsekvenser åtgärderna har och om alternativ till dem.
Förhandlingarna ska föras i ett så tidigt skede att arbetstagarna har reella möjligheter att förhandla om ärendet och påverka eventuella uppsägningar. Det är viktigt att få anvisningar om vad man ska göra vid permitteringar och information om omställningsskyddet om dessa blir aktuella när förhandlingarna är över.
Anvisningar för samarbetsförhandlingar
När inleds samarbetsförhandlingar?
Lagen om samarbete i företag tillämpas i företag som har minst 20 anställda. Innan personalantalet kan skäras ned, krävs att arbetstagaren inleder samarbetsförhandlingar.
Med nedskärning av arbetskraften avses uppsägningar, permitteringar och övergång till deltidsanställningar.
Samarbetslagen förpliktar att förhandla också om andra frågor, men dessa anvisningar behandlar nedskärning av personalantalet.
Vem förhandlar?
Parterna i förhandlingar som syftar till personalnedskärningar är arbetsgivaren och personalens representanter (oftast förtroendemän eller förtroendeombud). Förhandlingarna kan genomföras också som ett så kallat gemensamt möte.
Uppsägning, permittering eller överföring till anställning på deltid som gäller en eller flera enskilda arbetstagare kan behandlas mellan arbetstagaren eller arbetstagarna och arbetsgivaren. Arbetstagaren har i dessa fall alltid rätt att kräva att förhandlingar om ett ärende som gäller hen också ska föras mellan hens företrädare och arbetsgivaren.
Förhandlingsprocessen
I praktiken inleds samarbetsförhandlingarna med att arbetsgivaren lägger fram ett förhandlingsförslag (också förhandlingsframställan).
Arbetsgivaren ska lägga fram ett skriftligt förhandlingsförslag senast fem kalenderdagar före förhandlingarna börjar.
Under dessa fem dagar har förhandlingsparterna tid att förbereda sig för förhandlingarna. Denna tid inberäknas inte den egentliga förhandlingstiden, om inte annat har avtalats i kollektivavtalet.
I samarbetslagen finns bestämmelser om förhandlingsförslagets form och minimikrav för dess innehåll.
Förhandlingarnas innehåll
Ärenden som gäller minskning av personalen ska genomföras i samarbetsanda i syfte att uppnå enhällighet. Personalen ska ha en äkta möjlighet att påverka förhandlingsresultatet i ärenden som bestäms om i samarbetslagen. Detta förutsätter att personalen ges tillgång till tillräckliga uppgifter och en möjlighet att lägga fram åsikter, information och erfarenheter.
Äkta växelverkan förutsätter naturligtvis också att förhandlingarna förs i rätt tid så att personalens företrädare har en möjlighet att påverka beslutet.
Ärenden som ska förhandlas om är grunderna för och verkningarna av de planerade åtgärderna, en handlingsplan eller handlingsprinciper för och alternativ till personalnedskärningarna samt lindring av följderna av minskningen för arbetstagarna.
Efter att man behandlat grunderna för och verkningarna av de planerade åtgärderna ska det stå klart:
- vilket arbete som minskar och varför
- hur mycket arbetet estimeras minska
- under vilken tidsperiod minskningen kommer att ske
- eventuella ändringar i produktionen
- eventuella överlappningar i arbetsuppgifterna
- vart arbetet flyttas, om det flyttas
- om verksamheten ger vinst eller förlust, på vilka siffror och kalkyler sparbehovet grundar sig
- tillräckligt klara och noggranna uppgifter om de ekonomiska grunder och den ekonomiska situationen
- grunderna för omställning av arbetet
- grunderna för kostnadsnedskärningarna
- i vilken mån det är motiverat eller nödvändigt att minska arbetskraften.
När man utrett personalnedskärningarnas grunder och verkningar bör man
- förhandla om alternativ för att begränsa personalnedskärningarna. I samarbetsförhandlingarna bör man också sträva efter att lindra följderna av minskningen för arbetstagarna och utreda om och hur uppsägningarna kan undvikas.
Om samarbetsförhandlingarna gäller uppsägningar ska
- ändringarna i personal- och utbildningsplanen som krävs i samarbetslagen göras redan i samband med förhandlingarna.
I förhandlingarna ska man behandla i synnerhet
- möjligheter till utbildning och omplacering
- arbets- och arbetstidsarrangemang.
Andra frågor som kan utredas är till exempel
- antalet personer som är intresserade av frivillig övergång till deltidsarbete, studieledighet eller motsvarande arrangemang.
Vid samarbetsförhandlingarna ska också behandlas möjligheterna att minska de sociala och ekonomiska olägenheter som följer av uppsägningarna, permitteringarna eller överföringarna till anställning på deltid, om det inte är möjligt att undvika en minskning av arbetskraften.
Samarbetslagen förpliktar arbetsgivaren att förhandla med arbetstagarna, men tyvärr krävs inte att parterna är eniga om förhandlingarnas resultat.
Förhandlingarnas minimilängd
I lagen och i en del kollektivavtal fastställs minimilängder för förhandlingar som syftar till att minska arbetskraften.
14 dagar förhandlingar
I följande fall anses arbetsgivaren ha fyllt sin förhandlingsskyldighet när parterna har förhandlat i 14 kalenderdagar från att förhandlingarna inletts:
- om de uppsägningar, permitteringar eller överföringar till deltid som arbetsgivaren planerar berör färre än tio arbetstagare
- om arbetsgivaren överväger att permittera minst tio arbetstagare för högst 90 dagar.
I förhandlingstiden medräknas också den första förhandlingsdagen.
Förhandlingar under sex veckor
I följande fall anses arbetsgivaren ha fyllt sin förhandlingsskyldighet när parterna har förhandlat i sex veckor från att förhandlingarna inleddes:
- Om de uppsägningar, permitteringar för över 90 dagar eller överföringar till anställning på deltid som arbetsgivaren planerar gäller minst tio anställda.
Arbetsgivaren ska inom en skälig tid efter förhandlingarna presentera en allmän utredning över vilka beslut man på basis av förhandlingarna kommer att överväga. Om nedskärningsbehovet berör ett högt antal anställda, kan med skälig tid avses högst några veckor.
Protokollföring under förhandlingarna
Arbetsgivaren har ingen lagstadgad skyldighet att föra protokoll av förhandlingarna.
Arbetsgivaren ska dock sörja för att det upprättas ett protokoll över förhandlingarna, om någon som deltagit förhandlingarna begär det.
Eftersom protokollet från förhandlingarna har en central betydelse i den senare bedömningen av förhandlingarnas innehåll och uppfyllnad av förhandlingsskyldigheter, ska personalens representant eller förhandlingsparten be att protokoll förs. Den mest ändamålsenliga tidpunkten att framföra denna begäran är i början av förhandlingarna.
Det är bäst att redan på förhand komma överens om justering av protokollet och om hur protokollet sänds till parterna. Det bästa lösningen är oftast att parterna kommer överens om att protokollet från det föregående mötet sänds till bägge parter senast en dag före följande möte.
Av protokollet ska framgå åtminstone följande saker:
- tidpunkten för förhandlingarna
- vilka som deltagit i dem
- förhandlingsresultatet
- deltagarnas eventuella avvikande ställningstaganden.
Parterna kan diktera sina synpunkter i protokollet eller foga färdiga begäran om upplysningar till det. I protokollet kan också antecknas att begäran om upplysningar eller kommentarer fogas till protokollet i efterhand. På detta sätt kan ingen i ett senare skede påstå att ärendet inte har nämnts i förhandlingarna.
Diskussioner som inte antecknas i protokollet har mycket lite bevisningsvärde i senare genomgång av förhandlingarnas innehåll.
Även bilagor till protokollet bör styrkas. Med underskrifterna styrker parterna att förhandlingarnas gång, de behandlade ärendena och parternas syner är korrekt antecknade i protokollet.
Lagar om samarbete:
Lagen om samarbete inom företag
Lagen om samarbete i kommunerna
Lagen om samarbete inom statens ämbetsverk och inrättningar
Permittering
Med permittering avses att arbetet och lönebetalningen upphör på arbetsgivarens initiativ så att arbetsförhållandets villkor för övrigt förblir i kraft. En permittering kan gälla tills vidare eller för en viss tidsperiod.
Deltidspermittering
Permitteringar kan genomföras antingen så att arbetet upphör helt eller genom att förkorta den anställdes arbetstid (permittering på deltid).
Om orsaken för permitteringen är en temporär minskning av arbetsbehovet, kan permitteringen i regel göras för högst 90 dagar. Om permitteringsgrunderna är varaktiga, kan deltidspermitteringen gälla tills vidare.
Permittering för viss tid
Visstidspermittering kan tillämpas när det handlar om en temporär minskningen av arbetsbehovet och situationen kan estimeras vara i högst 90 dagar. Även i dessa situationer krävs att arbetstagaren inte kan omplaceras eller omskolas till nya uppgifter.
Permittering tills vidare
För att kunna permittera en arbetstagare tills vidare krävs att arbetsgivaren har en ekonomisk eller produktionsmässig uppsägningsgrund. Arbetstagaren kan permitteras tills vidare om det till buds stående arbetet av ekonomiska orsaker eller produktionsorsaker eller av orsaker i samband med omorganisering av arbetsgivarens verksamhet har minskat väsentligt och varaktigt, och arbetstagaren inte kan omplaceras eller omskolas på ett sätt som kan anses skäligt.
Avtala inte om permitteringar!
Arbetstagaren ska inte avtala om permitteringar med sin arbetsgivare, eftersom det finns en risk arbetslöshetskassan (på basis av arbetskraftskommissionens utlåtande) nekar arbetstagaren rätt till arbetslöshetsdagpenning, eftersom personen själv kommit överens om sin arbetslöshet.
Detta innebär emellertid inte att förtroendemannen inte skulle kunna förhandla med arbetsgivaren om tidpunkten för permitteringarna osv. i samband med samarbetsförhandlingarna. Förhandlingar ska föras, men arbetsgivaren bär ansvaret för besluten och permitteringarna.
Permittering av arbetstagare med visstidsanställningar
Huvudregeln är att anställda med visstidsanställning (inklusive läroavtalsförhållanden) inte kan permitteras.
Enligt ett undantag till huvudregeln i 5 kap. 2 § i samarbetslagen får arbetsgivaren permittera en visstidsanställd arbetstagare om arbetstagaren är vikarie för en ordinarie arbetstagare och arbetsgivaren skulle ha rätt att permittera den ordinarie arbetstagaren.
Omställningsskyddet är arbetstagarens stöd vid uppsägningar
Verksamhetsmodellen för omställningsskydd ökar möjligheterna att delta i sysselsättningsfrämjande åtgärder samt förbättrar och upprätthåller arbetssökandenas yrkeskompetens.
Enligt verksamhetsmodellen för omställningsskydd har arbetsgivaren intensifierad skyldighet att förhandla i situationer där arbetskraften minskas. Arbetsgivaren ska lägga fram ett förslag till sysselsättningsfrämjande verksamhetsplan för personalrepresentanterna i samarbetsförfarandets början .
I fråga om uppsägningar som gäller färre än tio anställda, ska arbetsgivaren vid samarbetsförfarande föreslå handlingsprinciper för att under uppsägningstiden stödja arbetstagarna i att på eget initiativ söka sig till annat arbete eller utbildning, samt för att främja deras sysselsättning genom offentlig arbetskraftsservice.
Arbetsgivaren ska informera arbetstagare som sägs upp om de tjänster som TE-byrån erbjuder. Arbetsgivaren underrättar TE-byrån om permitteringen ifall permitteringen gäller minst tio personer och om uppsägningar om de uppsagdas antal är minst tio.
Sysselsättningsplan
Sysselsättningsplanen utarbetas tillsammans med en sakkunnig på TE-byrån. I den ingår en kartläggning över arbetssökandens situation samt en plan där man kommit överens om jobbsökning på eget initiativ och stöd i sökandet av arbete. I planen avtalas även om TE-tjänster som ska främja att arbetssökanden snabbt får en ny fast anställning.
Arbetsgivaren har dessutom skyldighet att ordna företagshälsovård för den uppsagda personen under sex månader från det att skyldigheten att arbeta upphörde.
Under uppsägningstiden har man rätt till avlönad sysselsättningsledighet
Varje arbetstagare som sägs upp av produktionsmässiga eller ekonomiska orsaker har under uppsägningstiden rätt till avlönad ledighet. Sysselsättningsledigheten varar 5–20 arbetsdagar och anställningsförhållandets längd och uppsägningstiden bestämmer antalet dagar.
Arbetstagare kan också använda ledigheten till att utarbeta en sysselsättningsplan eller för de åtgärder som man kommit överens om i sysselsättningsplanen, såsom till exempel deltagande i utbildning.
Den uppsagda har rätt till avlönad ledighet också när denne söker arbete på eget initiativ eller med hjälp av TE-byrån, går på anställningsintervju eller deltar i omplaceringsträning.
Den avlönade ledigheten gäller inte permitterade eller visstidsanställda arbetstagare, eftersom deras anställningsförhållande upphör utan uppsägningstid.