Mall för ekonomiska anvisningar

I den här mallen har vi samlat ihop allmänna anvisningar som gäller föreningarnas ekonomi. Föreningen kan redigera den här mallen till egna anvisningar som passar den egna verksamheten. De ljusa texterna är exempeltexter.

Avsikten med de ekonomiska anvisningarna är att underlätta och förtydliga hanteringen av ekonomiska ärenden i föreningarna. 

Föreningens sektioner iakttar föreningens och styrelsens mötesbeslut och anvisningar i sina egna ekonomiska angelägenheter.

Ekonomiska anvisningar

Föreningens namn				
Gäller från och med dd.mm.åååå
Godkänts vid föreningens höstmöte dd.mm.åååå

Föreningens intäkter, verksamhetsutrymmen

Beskrivning av föreningens ordinarie intäkter och hur intäkterna används.
Då man berättar om lokaliteterna kan man nämna läge, vilken egendom föreningen har i lokaliteterna och vem som kan använda lokaliteterna och hur.
	
Föreningens intäkter utgörs av medlemsavgiftsintäkter som inkommer fyra gånger per år. Dessutom får vår förening intäkter från ….

Föreningen använder sina intäkter för intressebevakning, organisationsverksamhet, utbildning och information som gynnar medlemmarna. En del av intäkterna används för rekreationsverksamhet för medlemmarna. Föreningens budget godkänns vid föreningsmötet. 
För sektionerna för yrkesinriktad verksamhet, förtroendemannaverksamhet samt ungdoms- och medlemsrekryteringsverksamhet har xxx euro reserverats för respektive sektion.

Föreningens lokaliteter

Föreningens kansli finns i hyrda utrymmen på adressen xxxxxxxx. Kansliet, den dator som finns där och föreningens handlingar (med iakttagande av dataskyddsfrågor) finns tillgängliga för föreningens funktionärer. Funktionärerna får en nyckel till kansliet mot kvittering xxx av xxx.
Föreningens styrelsemöten, förtroendemannamöten och mindre medlemsmöten kan ordnas i kansliet.

Föreningens anskaffningar

Hur ordnas anskaffningarna i föreningen? 

Föreningens styrelse beslutar om anskaffningar i enlighet med budgeten. Mindre utgifter (under xx euro), såsom kaffeservering och kontorstillbehör, kräver inte förhandsbeslut av styrelsen. Styrelsen godkänner utgifterna i efterhand mot kvitto. 

När det gäller större anskaffningar, såsom till exempel möbler, datorer och dataprogram, måste styrelsen fatta beslut om dem före anskaffningen. Man ska i mån av möjlighet försöka konkurrensutsätta varuanskaffningar. 

De allra dyraste anskaffningarna (till exempel fastighetsköp) ska medlemsmötet fatta beslut om. Styrelsen bereder ärenden i anknytning till anskaffningen och föredrar ärendet för medlemsmötet. 

Verifikatgranskare 

Föreningens styrelse ska bland styrelsemedlemmarna utse två (2) verifikatgranskare som granskar verifikaten halvårsvis (januari-juni och juli-december).

Xxx och xxx har utnämnts till verifikatsgranskare.

Konton, fakturor och dagliga ekonomiärenden

Hur och vem tar hand om föreningens konton, fakturor och dagliga ekonomiärenden? Till vem skickas föreningens fakturor? Vem godkänner ordförandes fakturor? Vem vikarierar för kassören?

Föreningens fakturor sänds till ordföranden, som godkänner fakturorna. Vice ordföranden eller sekreteraren godkänner ordförandens reseräkningar eller andra eventuella kostnader.

Kassören och ordföranden (vid behov på styrelsens beslut vice ordföranden och/eller sekreteraren) har rätt att använda föreningens konton. Detsamma gäller användarrätt för bankkort och nätbankskoder. 

Då kassören är förhindrad att betala föreningens fakturor eller ansökta ersättningar, betalar ordföranden dem från föreningens konto.

Föreningen har ingen kontantkassa. Om föreningens styrelse så beslutar, kan föreningen hålla sig med en temporär kontantkassa, till exempel vid produktförsäljning eller ett evenemang. Den temporära kontantkassan ska ändå genast efter produktförsäljningen eller evenemanget redovisas på föreningens bankkonto.

Arvoden, löner och resekostnader

Föreningens höstmöte beslutar om föreningen ska betala arvode och/eller ersätta kostnader för föreningens funktionärer.

Det är bra att skriva om förfaringssätten kring hur kostnader ersätts och annan god praxis i anvisningarna. 

Mötesarvoden betalas för styrelsemöten och förtroendemannamöten. 
Arvodena är skattepliktig inkomst. Arvodena anmäls till inkomstregistret. Skattekortet ska sändas till kassören. Arvodena betalas i december.

Föreningen betalar ersättning för resekostnader till sina medlemmar för resekostnader i anknytning till fackföreningsverksamhet: styrelsemöten, förtroendemannamöten, JHL:s, FFC:s, och ABF:s utbildningstillfällen, seminarier, representationstillfällen, olika evenemang som styrelsen separat har kommit överens om och reseräkningar som är nödvändiga med tanke på föreningens verksamhet. 

Som resekostnad ersätts den skattefria kilometerersättning som Skatteförvaltningen årligen fastställer och eventuella tilläggsersättningar för medföljande resenärer. Kilometerersättningen betalas för resan mellan hemmet och platsen för ovannämnde tillfälle. 

Om föreningsmedlemmen åker med egen bil till utbildningstillfället och förbundet ersätter endast 50 % av den kilometerersättning som Skatteförvaltningen meddelat, kan medlemmen ansöka om ersättning för den resterande 50 % av föreningen.

Kostnader för resa med kollektivtrafik ersätts mot resebiljett. Om mobilbiljett eller på förhand laddat resekort som man inte erhåller kvitto för används för resan, ska detta anges i reseräkningen.
Parkeringsavgifter ersätts mot kvitton.

Taxikostnader ersätts om styrelsen har beslutat om dem på förhand eller styrelsen godkänner dem i efterhand.

Bidrag, understöd och ersättningar till föreningsmedlemmar

Föreningen kan understöda sina medlemmar på många sätt. Beslut om bidrag, understöd, ersättningar och ansökningsförfarande för dem fattas vid höstmötet.

Deltagaravgift för utbildning som förbundet ordnar

Ersättning för deltagaravgift för yrkesinriktade studiedagar ska i huvudsak ansökas av arbetsgivaren. Om arbetsgivaren inte deltar i kostnaderna, ska föreningen betala deltagaravgiften.

För de aktivas del som deltar i JHL:s dagar för regionledningen betalar föreningen deltagaravgiften.

Kursstipendium som betalas av föreningen

Avsikten med kursstipendiet är att uppmuntra föreningens funktionärer att skaffa den utbildning som behövs för föreningsuppdraget och medlemmarna att delta i JHL:s yrkesinriktade studiedagar. Föreningen betalar kursstipendium åt medlemmen om medlemmen deltar i utbildning eller seminarium som ordnas av JHL, FFC eller ABF.  

Kursstipendium betalas om utbildningen inklusive resor varar minst sex timmar. Kursstipendiets storlek fastställs vid föreningens höstmöte i samband med godkännandet av budgeten. 

Enkelrumstillägg som betalas av föreningen

Föreningsmedlemmen har möjlighet att övernatta i ett normalprissatt enkelrum under utbildningar, möten eller seminarier. 

Föreningen betalar enkelrumstillägget / en del av enkelrumstillägget mot ansökan och kvitto. Summan fastställs vid föreningens höstmöte i samband med godkännandet av budgeten. Resten är självriskandel. 

Uppvaktningar

Hur kan föreningen uppvakta sina medlemmar? Hur kan föreningen uppvakta studerandemedlemmar som utexamineras?
	
Föreningen uppvaktar sina medlemmar med telefonsamtal eller gratulationskort då de fyller jämna år.  Till studerande som utexamineras skickas utöver ett gratulationskort också ett gåvokort (till bio). Då medlemmen avslutar sin aktiva verksamhet i föreningen, beslutar styrelsen alltid separat om uppvaktning. 

Styrelsen beslutar också om andra uppvaktningar.

Fritidsverksamhet

Hur stöder föreningen sina medlemmars rekreationsverksamhet? 
Deltagaravgifter för föreningens rekreationsverksamhet på fritiden? Självrisk vid förbundets/andra föreningars lokala evenemang?

Föreningens medlemmar får xx euro rabatt på inträdesavgiften till den lokala simhallen. Rabatten fås mot uppvisande av JHL:s medlemskort.

Föreningen betalar en del av medlemmarnas deltagaravgifter vid föreningens egna evenemang. Medföljande personer som inte är medlemmar betalar själva sin deltagaravgift till fullt pris. Deltagaravgiften ska alltid betalas i samband med anmälning eller senast på förfallodagen.

Föreningen stödjer från fall till fall sina medlemmars deltagande i evenemang som ordnas av föreningen / medlemmens arbetsgemenskap / sektionen för yrkesinriktad verksamhet eller förbundet. Bidraget kan vara till exempel ordnande av gemensam transport, beroende på hur många som deltar.

.
Ansökan om ersättning
.
Ansökningen om ersättning innehåller medlemmens personuppgifter. Den får därför inte skickas som e-postbilaga. Ansökan med bilagor ska skickas datasäkert, till exempel som hemlig fil.

Det är en god idé att skriva anvisningar om hur ansökningarna handläggs.

Hur man ansöker om ersättning

Man ansöker om ersättning i efterhand med den reseräkning som är bifogad till dessa anvisningar.

Till reseräkningen fogas kvitton i original. Om mobilbiljett eller på förhand laddat resekort som man inte erhåller kvitto för används för resan, ska detta anges i reseräkningen.

Reseräkningen sänds till föreningen (till exempel till ordföranden eller sekreteraren). Reseräkningen ska lämnas in till föreningen senast den sista dagen i månaden. 

Reseräkningen ska sändas till föreningen inom tre månader från att kostnaderna uppstod. 

Granskning och godkännande av ansökningar och betalning av ersättning

Reseräkningarna granskas och godkänns i första hand av föreningens ordförande (eller sekreterare).

Reseräkningarna godkänns och betalas under följande månad och sänds till kassören. Kassören betalar ersättningen så fort som möjligt.

Arvoden, ersättningar, stipendier och andra bidrag som höstmötet godkänt 
För år åååå

		euro	
Mötesarvode			
Kilometerersättning			
	Medföljande resenär		
Deltagaravgifter, kurser			
	- eventuella begränsningar?		
Kursstipendier			
Enkelrumstillägg			
Uppvaktningar			
Deltagaravgift för evenemang			

			

    

Bilaga 	Reseräkning för ansökan om ersättning för kostnader